Автоматизация процессов делопроизводства

Содержание

Введение...............................................................................................................3

1.Особенности системы делопроизводства на промышленном  предприятии.........................................................................................................5

2.Автоматизация процессов делопроизводства................................................14

Заключение.........................................................................................................25

Список использованной литературы.................................................................26

Введение

В современном динамически развивающемся мире, в эпоху глобальных систем количество информации, используемой человеком, растет с каждым днем. Зачастую информация представлена в виде некоторого документа, который поступает или, наоборот, исходит в процессе деятельности человека. Документы – материальные объекты, в процессе работы с которыми неоднократно выполняются следующие действия: составление и оформление, организация движения и обработка, дальнейшая систематизация и хранение.

Сравнивая принципы работы с информацией как на предприятии, так и у любого человека, видно, что они идентичны. Если рассматривать работу предприятия, то его эффективное функционирование, независимо от профиля, определяется прямой зависимостью от уровня обработки документации и информации, скорости оперативного взаимодействия между всеми структурными подразделениями, внешними партнерами и контрагентами, а также информационной безопасности не только системы, но и организации в целом. Основной метод бизнес-взаимодействия, используемый в настоящее время, – документационный. Важнейшее его преимущество состоит в избежании неконтролируемого движения и потери информации и управленческих решений, поэтому автоматизация документооборота является одной из главных задач современных организаций.

Усовершенствование бизнес-процесса по документообороту возможно при его автоматизации. Под системой автоматизации делопроизводства понимают всякую автоматизированную систему, которая предназначена для решения задач делопроизводства, независимо от объекта автоматизации, будь то банки, торговые фирмы, университеты и т. д. Главное, чтобы в данной организации делопроизводство велось в соответствии с требованиями, выдвигаемыми российским законодательством.

 Подобные системы обычно решают задачи учета (регистрации) входящих, исходящих и внутренних документов, учета выданных резолюций и полученных сведений об их исполнении. Для достижения такой цели используется так называемая система электронного документооборота (далее – СЭД). Однако есть и специализированные СЭД – для бухгалтерского учета, финансовых налоговых операций и т. д. Главная особенность систем электронного документооборота заключается прежде всего в том, что они ориентированы на работу с электронными документами, их движением по организации или между организациями.

Абсолютный переход на безбумажную обработку невозможен, но все же электронный документооборот способен доминировать, упрощать, а главное – ускорять работу предприятия. В базах данных СЭД могут храниться не только реквизиты электронных документов, но и их содержательная часть в виде комментариев, файлов или образов. Системы автоматизации делопроизводства позволяют вести контроль исполнения документов, каждой резолюции или поручения, хранить данные о делах, к которым отнесены документы. Поиск документов по заданному критерию является обязательным атрибутом систем такого рода. К примеру, не составит труда найти документ, который поступил некоторое время назад. Достаточно при помощи определенных фильтров задать критерии поиска. В итоге можно не только найти этот документ, но и информацию о том, когда он поступил, кто является исполнителем, скан-образ и многое другое.