500 советов секретарю

Ольга Энговатова

500 советов секретарю

Аннотация

XXI в. - век профессионализма. Ценится и высоко оплачивается только труд работников, безупречно знающих свое дело. В полной мере это относится к секретарям (секретарям-референтам). Получить специальность в учебном заведении - это только начало пути к профессионализму. Полученные знания надо уметь применить. Сегодня требуются постоянное повышение квалификации, совершенствование труда.

В книге, которая перед вами, мы попытаемся разобраться, как стать высококвалифицированным секретарем (секретарем-референтом) на конкретном рабочем месте.

Содержание

Введение        7

Секретарское дело, краткая        13

историческая справка

Глава 1. Секретарь в структуре        18

управления. Секретарь - лицо

фирмы

1. Статус секретаря,        18 требования, предъявляемые к секретарю

1. Профессиональные        18 и личностные качества

секретаря

1. Организация рабочего        32 места секретаря, приемная руководителя

1. Полномочия секретаря        42

1. Этика и психология        42 деловых отношений
2. Имидж секретаря,        49 деловая женщина- профессионал 2.3. Что должен и что может 55 секретарь

3. Руководитель, его стиль        71

управления и секретарь

1. Взаимоотношения с        71 руководителем
2. Оказание эффективной        85 помощи в рамках служебных полномочий. Подготовка командировок руководителя
3. Эффективное деловое        99 общение
4. Организация приема        122 посетителей
5. Роль секретаря в        134 поддержании благоприятного климата в коллективе

Глава 2. Технология и этикет        151

деловых ситуаций

1. Представление и знакомство 152 в процессе делового общения
2. Телефонный разговор в        161 офисе
3. Деловые приемы        178

1. Участие секретаря в        178 подготовке выставки
2. Участие секретаря в        185 организации переговоров
3. Особенности организации 189 переговоров с иностранными гостями
4. Участие секретаря        203 в организации деловых

приемов

1. Особенности        216 национальных традиций иностранных партнеров

4. Деловой этикет.        244

Повседневный, праздничный

этикет

Глава 3. Деловая переписка        252

^Делопроизводство        252

1. Состав управленческих        288 документов организации

Деловая переписка        328

1. Внешняя и внутренняя        328 переписка
2. Язык и стиль переписки 347
3. Этика делового письма 350
4. Особенности оформления 362 сообщений, передаваемых по электронным средствам связи
5. Работа секретаря с        385 визитными карточками

1. Организация        393 документооборота

1. Технологии        393 документооборота
2. Регистрация документов 422
3. Технология работы        428 с конфиденциальными документами
4. Контроль за исполнением 445 документов

1. Архивное дело        458

1. Разработка и ведение        458 номенклатуры дел
2. Подготовка дел к        468 хранению. Экспертиза

ценности документов Порядок уничтожения дел Глава 4. Роль секретаря в        492 организации совещаний

1. Цели совещания        492
2. Разновидность совещаний и 497 их организация

Глава 5. Электронный офис        507

1. Понятие электронного офиса 507
2. Форматы электронных        515 документов, применяемых в управленческой деятельности
3. Управление документами        527 электронной почты
4. Знания секретаря в области 537 электропитания офисной оргтехники

Заключение        549

Ольга Энговатова 500 советов секретарю

Введение

Секретарь - первый, с кем встречается посетитель, приходя в фирму, учреждение, организацию, предприятие. Он как бы представляет фирму. Через него идет прием посетителей и ведутся телефонные переговоры. Именно поэтому секретарь должен очень хорошо знать свою фирму, ее историю: когда она создана, меняла ли название, чем она занимается, изменялся ли ее профиль, какова ее структура сегодня.

Кроме истории, секретарь (секретарь-ре- ферент) должен хорошо знать все направления деятельности фирмы, какие виды работ она выполняет, какие услуги предоставляет и соответственно какие структурные подразделения (работники) выполняют конкретные функции. Если вы только поступили на работу, посвятите именно этому вопросу первые дни, так как секретарь - связующее звено как между руководством и посетителями, так и между работниками фирмы. Именно секретарь должен направить посетителя в соответствующий отдел, к работнику, занимающемуся интересующими посетителя вопросами. Он же соединяет позвонившего по телефону с нужным ему работником. Наконец, разбирая полученную корреспонденцию, секретарь определяет пути ее дальнейшего движения - кому ее надо передать. Следовательно, определяя направления движения документов, посетителей, телефонных звонков, секретарь (секретарь-ре- ферент) должен безупречно знать структуру фирмы, все направления ее деятельности и распределение обязанностей между работниками, особенно руководящим составом.