Сводные таблицы

2.2.13.Сводные таблицы

Сводные таблицы необходимы суммирования, анализа и представления данных, находящихся в «больших» исходных таблицах. Они могут быть полезны в том случае, когда выполняются одновременно следующие условиях:

· имеется исходная таблица с большим количеством строк или в виде списка данных;

· необходимо провести анализ данных, который требует фильтрации данных, их группировки (суммирования, подсчета), представление данных в различных разрезах для составления отчетов,

· затруднительно провести анализ данных на основе использования фильтров.

Требования к исходной таблице:

· каждый столбец должен иметь свой заголовок,

· в каждый столбец должны вводиться значения в только одном формате (числа, текст, дата и.т.д.),

· в таблице должны отсутствовать незаполненные строки или столбцы,

· в ячейки столбцов должны вводиться элементарные значения, которые нельзя разделить на части. Например, столбец ФИО можно разделить на три столбца- фамилия, имя и отчество. Это позволит провести анализ данных в различных разрезах.

Создание Сводных таблиц. Для создания Сводной таблицы выполните следующие действия:

· установите курсор в любую ячейку Списка (Базы данных). В меню Вставка. в группе Таблицы выберите кнопку Сводная таблица. При этом открывается диалоговое окно Создание сводной таблицы.

· выберите таблицу или диапазон, который является исходным для Сводной таблицы,

· укажите, куда следует поместить отчет сводной таблицы (на новый лист, существующий лист),

· заполните макет сводной таблицы.

Рисунок 2.11 – Создание Сводной таблицы

На рабочем листе слева отобразится макет Сводной таблицы. Справа в верхней части список полей сводной таблицы, в нижней – области для перемещения заголовков полей сводной таблицы: Фильтр отчета – это область страниц, Названия столбцов, Названия строк, Значения – это область данных. Перетащите мышью заголовки полей в требуемое место на макете Сводной таблицы или в области справа.

Редактирование Сводных таблиц. К основным операциям редактирования сводной таблицы можно отнести: изменение расположения полей в сводной таблице, добавление и удаление полей.

Изменение расположения полей в сводной таблице. Для изменения вида Сводной таблицы следует перетащить мышью заголовок одного поля на место другого либо в области макета (слева) либо в области заголовков полей (справа) . При этом указатель мыши должен быть представлен в виде трех небольших страниц. Если при перемещении заголовка поля указатель будет представлен как перечеркнутое поле, то данное поле удаляется из Сводной таблицы.

Добавление и удаление полей в Сводной таблице. Чтобы добавить новое поле, его заголовок на панели инструментов Сводная таблица следует перетащить мышью в соответствующую область макета сводной таблицы.

Для редактирования сводной таблицы также можно команду. Скрыть./Показать список полей в контекстном меню выделенной ячейки или одноименной кнопкой на панели инструментов Сводная таблица.

Чтобы удалить поле, его заголовок следует перетащить мышью за пределы макета Сводной таблицы.

Задание 4. Сводные таблицы

Откройте рабочую книгу, которую сохранили в практическом задании 3.

1. Создание сводной таблицы. Создайте сводную таблицу можно с помощью команды Сводная таблица в меню Вставка. Изучите назначение основных кнопок вкладки Параметры.

Создайте Сводную таблицу 1. Поместите в область строк поле «Наименование», в область столбцов – «Магазины», в область Значений (данных) – «Итого Сумма». В Сводной таблице должны быть подведены итоги по строкам и столбцам.

Расположите Сводную таблицу на текущем листе, ниже Базы данных, а затем на новом листе. На новом листе, дайте название полученной таблице – Сводная таблица 1. Ярлыку сводной таблицы дайте имя – Сводная таблица 1.