Анализ организации работы с документами в учреждении на современном этапе ВТММ

2 АРХИВ ГБПОУ РО «ВТММ» В СИСТЕМЕ АРХИВОВ РОССИИ

2.1 Общая характеристика ГБПОУ РО «ВТММ»

Основным видом деятельности является: «Образование профессиональное среднее». Организация также зарегистрирована в таких категориях, как: «Производство строительных металлических конструкций, изделий и их частей»,«Производство металлических дверей и окон», «Обработка металлических изделий механическая», «Делопроизводство». Директор ГБПОУ РО «ВТММ» - Наталья Викторовна Смольянинова. Организационно-правовая форма - бюджетные учреждения. Тип собственности - собственность субъектов Российской Федерации.

Адрес: 347382, Ростовская область, г. Волгодонск, ул. Энтузиастов, д.7. Телефон: +7(8639) 25-56-51, Факс: +7(8639) 25-59-93. Официальный сайт: http://втмм.рф, E-mail: vtmm.spo@gmail.com.

В техникуме готовят по следующим специальностям: сварщик; электромонтер по ремонту и обслуживанию электрооборудования; станочник; слесарь по строительно-монтажным работам; документовед и архивовед; техник регулирования и управления качеством.

Учебное заведение существует с 1978 года. За эти годы пройден путь от технического училища до техникума металлообработки и машиностроения. Более 35 лет ГБПОУ РО «ВТММ» учебное заведение является надежным партнером на рынке образовательных услуг Ростовской области: свыше 8000 сварщиков, 3000 станочников, 2000 электромонтеров и других квалифицированных рабочих и служащих получили путевку в жизнь. В настоящее время техникум - это современная образовательная организация, устойчивые традиции которой гарантируют высокое качество среднего профессионального образования.

Таким образом, представляется возможным сделать вывод по изучению исследуемой организации. ГБПОУ РО «ВТММ» - муниципальная образовательная организация с сорокалетним стажем в сфере подготовки по программам среднего профессионального образования.

Организационная структура представлена четырьмя уровнями: руководство (директор, общее собрание работников и представителей обучающихся, педагогический и методический советы); заместители директора; председатели методических комиссий; руководители групп: мастера производственного обучения, классные руководители/кураторы, методические комиссии; преподаватели, мастера производственного обучения, обслуживающий персонал и студенческий совет.

2.2 Принципы организации работы архива ГБПОУ РО «ВТММ»

Основными задачами архива ГБПОУ РО «ВТММ» являются: комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве; учет и обеспечение сохранности документов; создание научно-справочного аппарата к документам архива; использование хранящихся в архиве документов; подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Архив ГБПОУ РО «ВТММ» хранит документы только данной организации и ее предшественников. Комплектование архива происходит за счет систематического пополнения документами структурных подразделений в соответствии с положением. В архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. Дела временного (до 10 лет) хранения хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. Организация документов и дел в ГБПОУ РО «ВТММ» осуществляется секретарем учебной части.

Архив ГБПОУ РО «ВТММ» осуществляет хранение архивных документов, и как совокупность документов, образовавшихся в процессе деятельности учреждения, подлежащих хранению в течение установленных сроков. Вся деятельность архива ВТММ базируется на правовой основе.

Оформление дел проводится секретарем учебной части при методической помощи и под контролем архивного отдела Администрации города Волгодонска. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

При формировании дел соблюдаются основные требования: документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела; в дело включается по одному экземпляру каждого документа; в дело группируются документы одного календарного года; дело не содержит более 250 листов при толщине не более 4 см.