Процессы управления проектами

РАЗДЕЛ 2. Процессы управления проектами

ЛЕКЦИЯ 5

Инициация и планирование проекта

Инициация проекта начинается с зарождения идеи до принятия решения о его реализации.

Откуда появляются новые проекты и с чего они начинаются?

Основные ситуации появления новых проектов чаще всего связаны:

■ с появлением идеи какой-либо инновации, реализация которой может принести выгоды для заинтересованных лиц;

■ с выявлением потребности в каких-либо продуктах, услугах или решениях;

■ с получением запроса предложений или решений от потенциальных заказчиков, партнеров или инвесторов;

■ с выявлением значимой для компании проблемы, которую необходимо разрешить;

■ с анализом лучших практик, стратегий, бизнес-моделей конкурентов или лидеров отрасли;

■ с извлечением уроков из выполненных компанией проектов и т. п.

Инициатором нового проекта может стать абсолютно любой сотрудник или собственник компании, а также любой человек или организация из внешнего окружения компании (потребитель продукции, поставщик, инвестиционная компания и т. п.). Как правило, роль инициатора заключается в том, чтобы:

1) разработать идею и замысел проекта;

2) предварительно обосновать необходимость проекта;

3) подготовить и представить предложение по проекту руководителю, принимающему решение.

При принятии решения об инициации проекта целесообразно рассмотреть следующие аспекты предстоящих работ:

■ определение ценности, которую проект может создать для заинтересованных лиц;

■ возможные подходы к реализации проекта;

■ определение необходимых ресурсов;

■ первоначальные оценки сроков, стоимости по альтернативным вариантам реализации проекта;

■ риски;

■ предварительную проверку проекта на соответствие критериям, принятым в организации для отбора проектов;

■ определение осуществимости проекта с учетом имеющихся ограничений и рисков.

Ключом к «открытию» любого нового проекта должно являться понятие ценности (value), которое обычно связано со способностью продукта проекта удовлетворять значимые потребности заинтересованных лиц.

Порядок инициации проекта, а также перечень документов, необходимых для принятия решения об инициации проекта, и требования к ним могут быть определены во внутреннем стандарте управления проектами в компании либо установлены инвестором или заказчиком проекта.

Для рассмотрения проектов на фазе инициации могут готовиться такие документы, как:

1) заявка на запуск проекта, инвестиционная заявка или предложение по новому проекту;

2) описание работ (Statement of work, SOW);

3) экономическое обоснование (business case).

Результатом инициации проекта является обоснование и принятое решение о целесообразности открытия проекта, назначенный менеджер проекта, предварительно сформулированные и согласованные с заказчиком цели, результаты, технология и бюджет. Результатом инициации является Устав проекта (документ, в котором описываются основные решения по параметрам проекта и его организации – назначение, обоснование проекта цели, критерии успеха, требования к продукту проекта, риски, контрольные события, менеджер проекта, его полномочия и т.п.) и реестр заинтересованных лиц.

В основе реализации проекта лежит процесс планирования. Планирование в том или ином виде производится в течение всего срока реализации проекта. «Планирование – это непрерывный процесс определения наилучшего способа действий для достижения поставленных целей с учетом складывающейся обстановки».  В самом начале жизненного цикла проекта обычно разрабатывается неофициальный предварительный план – грубое представление о том, что потребуется выполнить при реализации проекта. Решение о выборе проекта в значительной степени основывается на оценках предварительного плана. Формальное и детальное планирование проекта начинается после принятия решения о его открытии