Подготовка и проведение деловых совещаний

Инструктивные совещания проводятся для передачи необходимой информации и распоряжений сверху вниз по вертикали управления.

Оперативные совещания проводятся для получения информации о текущем состоянии дел. У этих совещаний противоположная направленность движения информации.

Проблемные совещания, посвящены поиску наилучших в сложившейся ситуации решений проблемы в кратчайшие сроки.

Предмет — то, из-за чего нужно проводить совещание: проблема, ситуация, согласование, задача. Нужно начать с определения необходимости и целесообразности проведения данного делового совещания, сформулировать задачи, которые требуют оптимального и своевременного решения.

Продукт — результат встречи, который вы хотите получить. Этот результат нужно запланировать таким образом, чтобы можно было оценить, достигли мы этого результата или нет.

Присутствующие на совещании. Кто будет участвовать во встрече, и кто вообще нужен, чтобы достичь цели? Основной критерий отбора участников — это компетентность в обсуждаемом вопросе. По каждому из участников нужно принять взвешенное решение — что полезнее: его присутствие на совещании с отрывом от текущей работы или его нахождение на рабочем месте?

Подготовка. Что нужно подготовить для встречи? Как оповестить участников? Что участникам нужно сделать перед встречей? С какими документами ознакомиться, чтобы не тратить время на совещании на ознакомление, поскольку у всех разная скорость чтения и осмысления? Другими словами, что нужно сделать, чтобы информации на совещании было достаточно, а решения принимались без траты времени на лишние действия.

Процессы. Сюда входят: повестка дня; кто будет модерировать или фасилитировать встречу; как совещание будет проходить; каким способом будет приниматься решение. Способы принятия коллективных решений могут быть разные. Это может быть голосование и принятие решения большинством голосов, или обязательное единогласное принятие решений, или собрать мнения всех участников совещания, а потом руководитель единолично примет решение.