Подготовка конфиденциальных документов для архивного хранения. Организация работы по приему документов в архив организации

РАБОЧАЯ ТЕТРАДЬ СТУДЕНТА

ФОИСТ ИБ3-2б Замзам Абдула

Раздел «Подготовка конфиденциальных документов для архивного хранения. Организация работы по приему документов в архив организации. Составление и оформление описей дел в архиве»

1. Как оформляется передача документов, отнесенных к негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, в государственные архивы.

Документы постоянного хранения, созданные в процессе деятельности организации, отнесенные к негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, могут передаваться в государственные архивы на основе соглашения (договора), устанавливающего при необходимости особые условия хранения передаваемых документов и пользования ими.

Документы, составляющие коммерческую тайну, могут передаваться, как правило, только после снятия с них грифа конфиденциальности.

Конфиденциальные документы, подлежащие передаче в государственные архивы, до их фактической передачи и документы длительного практического значения должны храниться соответствующим образом оформленными в архиве организации. При этом должны быть обеспечены условия для физической сохранности документов и предотвращения утечки содержащейся в них информации.

2. Какие аспекты деятельности архива конфиденциальных документов организации (далее – архив) контролируются службой конфиденциального делопроизводства?

Работа архива должна контролироваться службой конфиденциального делопроизводства.

Контролю подлежат:

- условия хранения конфиденциальных дел и документов;

- соблюдение архивом действующей системы доступа к конфиденциальным документам;

- условия работы исполнителей с конфиденциальными документами;

- соблюдение сотрудниками архива принципа персональной ответственности за сохранность конфиденциальных документов;

- организация и проведение архивом работ по проверкам наличия, уничтожению, размножению, реставрации и использованию конфиденциальных документов;

- организация и ведение конфиденциального делопроизводства в архиве.

3. Сроки хранения завершенных в делопроизводстве конфиденциальных документов и дел в службе конфиденциального делопроизводства до передачи в архив:

Завершенные в делопроизводстве конфиденциальные документы и дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся в службе конфиденциального делопроизводства не менее одного года, но не более трех лет, а затем сдаются в архив организации по описям дел.

4. Порядок выдачи исполнителям конфиденциальных дел из архива:

Конфиденциальные дела и документы, хранящиеся в архиве, выдаются исполнителям для временного пользования только в помещении архива по требованиям на выдачу дела из архива, подписываемым руководителем структурного подразделения и согласовываемым с руководителем службы конфиденциального делопроизводства.

Конфиденциальные дела и документы выдаются на рабочие места в исключительных случаях по требованиям через сотрудников службы конфиденциального делопроизводства.

Выдача конфиденциальных дел из архива учитывается в книге учета выдачи конфиденциальных дел из архива.

Полученные из архива во временное пользование дела учитываются в службе конфиденциального делопроизводства в журнале учета конфиденциальных дел, полученных из архива.

Проверка наличия конфиденциальных дел в архиве проводится не реже одного раза в 5 лет.

5. Виды экспертных комиссий и организация их работы:

1. В министерствах, ведомствах, организациях, имеющих подведомственные/подчиненные организации, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

ЦЭК (ЭК), создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.