Ситеми електронного документообiгу в роботi виконавчих комiтетах мiських рад

РОЗДІЛ 3. СИТЕМИ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ В РОБОТІ ВИКОНАВЧИХ КОМІТЕТАХ МІСЬКИХ РАД

                  3.1. Поняття електронного документообігу

Важливим етапом стало введення Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про електронний цифровий підпис".

Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.

(Закон України Про електронні документи та електронний документообіг від 22.05.2003 № 851-IV(Відомості Верховної Ради України (ВВР), 2003, № 36, ст.275))

Електронний документ - це файл, що має змістовну інформацію, яку використовують для пошуку документа або віднесення його до певної групи. Це може бути електронний текст Microsoft Word або таблиця Excel, повідомлення у форматі електронної пошти, цифровому носії чи оптичному дискі, мережі Internet.

 Електронний документообіг це цілісний механізм роботи з документами, що відбувається згідно концепції «Безпаперового діловодства», який існує у електронному форматі. Документ, що поданий у електронному вигляді, створений з допомогою систем комп'ютерного опрацювання інформації. автоматизації контролю документа на всіх етапах підготовки  роботь  документи більш прогнозованими і керованими.

Електронний документообіг – новітній прогресивний і високотехнологічний підхід для підвищення ефективності діяльності службовців в органах державної влади місцевого самоврядування.

Електронний обмін даними – це обмін, що здійснюється за допомогою інтернету, інформаційних систем, комп'ютерних мереж, електронної пошти та інших засобів

.

                  3.2. Етапи розвитку системи електронного документообігу

3.2.

Термін «Документаційне забезпечення управління» увійшов в користування в 1970 р. у зв’язку з впровадженням у сферу роботи з документами обчислювальної техніки і новітніх технологій.

З кінця XIX ст. впровадження набула система електронного документообігу, в той період коли зявились фотоапарати та плівки.

Розвиток комп'ютерних систем надав можливість створювати зменшені копії документів та дозволив підняти технологію документообігу на якісно вищий рівень.

Потреба в ефективному управлінні електронними документами і привела до створення у 80-их роках минулого століття систем електронного документообігу (СЕД).

Система електронного документообігу(Electronic Document Management Systems – EDMS)– організаційно-технічна система, що забезпечує процес створення, управління доступом і розповсюдження електронних документів в комп'ютерних мережах, а також контроль над потоками документів в організації

Електронна система пошуку надає доступ до одного документа одночасно декільком користувачам, впроваджує віддалену та розподілену роботу.  Електронний документообіг при незначній собівартості, зручному використанню, зберіганню і копіюванню інформації зумовили перехід від мікрографічних документів на електронні. Окрім функцій збереження і пошуку, з'явилися функції контролю життєвого циклу документа, що призначені для роботи з динамічними документами. Згодом з’явилися все більш швидкісні та зручні у користуванні сканери, комп’ютери, спеціальні плати та інші електронні пристрої.

Все це сприяло покращенню забезпечення управління організацій та підприємств. Комп'ютеризація руху документів та впровадження паперових документів для електронного архіву, поширилися на управлінські бізнес-процеси організацій та підприємств, це сприяло підвищенню ефективності їх діяльності.

З початку стрімкий розвиток систем управління спричинив зменшення їх вартості приблизно удвічі. Згодом для обслуговування всього обладнання зявились спеціальні программи, системи work-flow, які потребують професійних знань.