Основы организации учета персонала на предприятии

Тема 1. Основы организации учета персонала на предприятии

1.1 Место учета персонала в системе обязательных функций работодателя.

1.2 Правовые основы по организации и ведению учета персонала компании.

1.3 Учетные и регистрационно-учетные документы по учету кадров и заработной плате.

1.1 Место учета персонала в системе обязательных функций работодателя.

Учет персонала (кадровый учет) – одна из обязательных учетных функций компании наряду с бухгалтерским и финансовым учетом.

В чем же заключается ведение учета персонала? Учет персонала заключается в формировании, внесении изменений, хранении и учете документации по каждому работнику компании.

Как правило учет персонала базируется в основном на кадровых документах, которые содержат информацию о том, когда, на каких условиях был принят на работу каждый работник, какие изменения происходили с каждым работником в период работы в определенной компании. Например, работник переводился на другую должность, работнику увеличивали оклад, работнику выплачивали премию, работник был в отпуске, работнику был объявлен выговор.

При увольнении работника кадровые документы должны содержать информацию о дате и основании прекращения трудовых отношений.

Цели учета персонала

Для чего компании нужна документация, возникающая в процессе кадрового учета?

1. Для документационного сопровождения трудовых отношений с работниками от приема до увольнения с целью принятия эффективных управленческих решений.

Управление компанией можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Наиболее важной частью управления является принятие руководством решения. Для выработки правильного и эффективного решения требуется полная оперативная и достоверная информация. Качество информации определяет качество управления. Часть информации, используемой в управлении компании, фиксируется в документах и в частности – в кадровых.

Кадровый документ является носителем информации. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять пристальное внимание совершенствованию работы с кадровыми документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любой компании.

2. Для защиты интересов работодателя в суде.

При разрешении трудовых споров в суде кадровая документация является письменным доказательством, а ее отсутствие может привести к неблагоприятным для работодателя последствиям. Любая ошибка или ошибочно указанная информация может привести к серьезным правовым последствиям для работодателей. Грамотно оформленные трудовые отношения между работодателем и работником могут защитить работодателей от недобросовестных работников и проверяющих органов.

3. Для обоснования и подтверждения расходов на персонал, на оплату труда работников, для целей налогообложения налогом на прибыль.

В соответствии с Налоговым кодексом «расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком» - т.е. компанией. Все выплаты, производимые в пользу персонала (зарплата, премии, командировочные, отпускные, больничные и прочее) должны быть подтверждены кадровыми приказами. Например, выплата работнику оклада в определенном размере должна быть подтверждена Трудовым договором, приказом о приеме на работу и штатным расписанием. Выплата отпускных работнику должна быть подтверждена приказом о предоставлении отпуска и запиской-расчет.