Учет электронных документов в государственных архивах РФ

Введение

Актуальность работы заключается в том что, c увеличением информационных технологий возрастает и количество электронных документов, которые необходимо передавать на архивное хранение.

В архивной отрасли порядок приема и хранения архивных документов, в том числе и электронных архивных документов, занимает центральное место, поэтому разработаны нормативные-правовые акты для правильной передачи, обеспечения сохранности и учета электронных архивных документов в государственных архива РФ.

Цель курсовой работы – раскрыть особенности приема электронных документов на хранение в государственные архивы РФ

Объектом исследования являются: архивные электронные документы.

Предметом исследования является: организация приема электронных документов на архивное хранение в государственные архивы РФ.

Задачами курсовой работы являются:

1. Дать общую характеристику понятию об электронном архивном документе.

2. Проанализировать нормативную базу, регламентирующую прием электронных документов на архивное хранение в государственные архивы РФ.

3. Описать порядок передачи электронных документов на архивное хранение в государственные архивы РФ.

4. Проанализировать учет поступления электронных документов в государственные архивы РФ.

Глава 1. теоретические основы организации приема электронных документов на архивное хранение в государственные архивы РФ.

1.1. Понятие об электронном архивном документе.

Для того чтобы раскрыть тему необходимо рассмотреть специфику понятий «документ», «электронный документ», «электронный образ документа».

Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Появление термина «электронный документ» связано с интенсивным применением информационных технологий на предприятиях и в организациях и формированием на машинных носителях разнообразной информации: научно-технической, производственной, управленческой и др.

Вышедший в 1984 г. ГОСТ 6.10.4-84 закрепил факт наличия в документальной среде документации на новых носителях. Под машиночитаемым документом понимали «документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации».

ГОСТ 6.10.1-88 содержал четыре определения, относящихся к машиночитаемому документу: машинно-ориентированный документ, документ на машинном носителе, документ на машинном магнитном носителе (магнитной ленте, магнитном диске) и машинограмма.

На данный момент появились новые нормативные акты, которые по-разному трактуют понятие «электронный документ».

ГОСТ 7.83-2001 СИБИД. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения дает следующее понятие электронного документ - документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, понятие электронный документ трактует следующим образом - документ, информация которого представлена в электронной форме.

Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации от 27.07.2006 № 149-ФЗ в п. 11.1 ст. 2 по своему трактует понятие электронный документ - это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей – общей и особенной.

Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание