Составление номенклатуры дел

СОДЕРЖАНИЕ

Введение …………………………………………………………………………..3

Глава I. Номенклатура дел, ее сущность и содержание…………………….5

1. Номенклатура дел: определение и функциональное назначение…………5
2. Оформление сроков хранения дел…………………………………………..9

Глава II Составление номенклатуры дел……………………………………11

2.1. Общий порядок разработки номенклатуры дел…………………………....11

2.2. Основные требования к составлению номенклатуры дел………….…..….15

2.3. Виды номенклатуры дел………………………………………………….…19

2.4. Правила заполнения номенклатуры дел……………………………………21

2.5. Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел…………….…29

Заключение……………………………………………………………………...30

Список использованной литературы…………………………….…………..33

Введение

Классификация документов - одна из наиболее давних и до сих пор окончательно нерешенных проблем. Начальные этапы ее связаны с организацией и систематизацией собраний, созданием перечней единиц хранения, то есть с функционированием первых библиотек и архивов, в частности, древнеегипетских и ассирийских. [15, с. 24]

Исторически первым практическим способом деления документов в логической последовательности - классы, подклассы и более дробные части - являются классификации, базирующиеся на признаках содержания документа, в частности, его тематике (библиотеки средневековой Европы IX века, стран Арабского Халифата). Тематический признак, положенный в основу библиотечно-библиографических классификаций, в итоге привел к разработке Десятичной классификации М. Дьюи и ее модификаций, используемых подавляющим большинством библиотек мира. [15, c. 65]

Подобно классификациям произведений печати, рукописей и других документов, на основе предметизации базировались и первые классификации описаний изобретений: английская (1852-1855), немецкая (1906). Первые классификации строились с учетом информационной составляющей документа.

Комплексный подход к классификации документов, учитывающий особенности его содержания и формы, берет свое начало в XX в. одновременно с введением в научный оборот понятий «документ» и «документация». Первая попытка такой классификации осуществлена

Активно проблема классификации документов начинает разрабатываться лишь в конце 1960-х - начале 1970-х годов в рамках информатики, книго- и архивоведения, а в конце 1980-х - библиографоведами. Большинство подходов было обусловлено спецификой дифференциации документов, принятой в той или иной науке либо области деятельности. Лишь в последние годы, благодаря работам А.В. Соколова, Ю.Н. Столярова, удалось создать многоаспектную классификацию, базирующуюся на учете информационной и материальной составляющих документа. [17, c. 45]

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» дает определение классификации (classification) как: «Систематическая идентификация и упорядочение деловой деятельности и (или) документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами, представленными в классификационной системе».

Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Дело по ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» - это «документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».

Специальным классификационным справочником, устанавливающим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел, определяемая в ГОСТ Р 51141-98 как - «Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Другими словами, номенклатура дел - это классификатор позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам), для оперативного их поиска и использования. [1, c. 18]

Актуальность темы курсовой работы обуславливается важностью обеспечения для любой организации, учреждения, предприятия упорядоченного хранения, использования и обеспечения сохранности документов, создаваемых и поступающих в организацию. Документы не только имеют юридическое значение, они являются и носителем ценнейшей ретроспективной информации, т.е. информации о всей предшествующей деятельности организации и ее взаимосвязях с другими организациями, их использование существенно повышает качество и оперативность подготовки новых документов, исключает трудозатраты на повторную подготовку однотипных документов.