Регистрация исходящих документов. Оформление путеводного листа. Составление протокола и акта, докладной и объяснительной записок

ЛЕКЦИЯ

 по Документационному обеспечению управления
           

 Тема: "Регистрация исходящих документов.

             Оформление путеводного листа.

             Составление протокола и акта, докладной и объяснительной записок

Литература:

. Стенюков М.В. Делопроизводство. М., ПРИОР, 2009.

. Настольная книга кадровика. Под ред. Г.Ю. Касьяновой. М., АБАК, 2011.

. 1000 и один договор. Под ред. Г.Ю. Касьяновой. М.. ИД «Аргумент», 2011.

. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Лекцию подготовил: Раговская А.И.  

                                     Студент 2 курса

        Специальность: Организация перевозок

                                     и управление на транспорте

                       Шифр: 23.02.01

                                        АНПОО "УЦПК на транспорте"

2022 год

Содержание:

Лекция №1. Регистрация исходящих документов. …………………………..стр.

………………………………..

Лекция № 2. Оформление путеводного листа. ………………………………..стр.

…………………………………………….

……………………….

Лекция № 3. Составление протокола и акта.

 Докладная и объяснительная записки. ……………………………………стр.

………………………..

Лекция №1. Регистрация исходящих документов.

Фиксирование отправки бумаги имеет важную составляющую, так же как и фиксирование приема. Данная операция позволяет фиксировать информацию, необходимую для стабильного функционирования деятельности в целом. Также, для данной операции ведется специальный журнал с фиксацией отправления исходящей корреспонденции.

Журнал регистрации необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных, а в случае необходимости также поднять целый ряд документов необходимых по требованию.

Исходящий документ - это документ, отправляемый из организации в другую организацию или гражданину. Если организация не имеет территориально-распределенной структуры или подведомственных учреждений, то основной объем исходящих организационно-распорядительных документов составляют исходящие служебные письма (далее – исходящее письмо).

Исходящее письмо готовится в текстовом редакторе. Как правило, используется программа Microsoft OfficeWord, где в случае поправки можно будет внести актуальные исправления.

В случае отсутствия технического оборудования, исходящее письмо готовится вручную с указанием всех основных тезисов. Однако в таком случае для внесения актуальных исправлений придется такой документ создавать заново.

Электронный вид исходящего письма имеет преимущество перед бумажным носителем в скорости его доставки а также функции электронной подписи (далее – ЭП)

Электронный документ может загружаться на электронный носитель, а также в специальную базу «ДЕЛО», что весьма удобно, если предприятие имеет возможность электронного документооборота (далее – ЭДО) и может быть отправлен через электронную почту, что значительно ускоряет обмен информацией для стабильной работы.

Бумажный носитель в случае отправки отправляется через специальные службы доставки, где при отправке так же фиксируется в их базе. Это имеет существенный плюс, т.к. при отправке такого документа, предприятие фиксирует его как исходящую корреспонденцию в своих отчетах и журналах. Например, почтовая служба. При услуге отправки корреспонденции фиксирует в своей базе такой документ как входящий, чтобы начать работу для последующей отправки и отмечает его впоследствии как исходящий. В случае потери отправленной корреспонденции, можно будет поднять ряд документов и предоставить доказательства того, что такой документ действительно был отправлен.