Основные направления организации хранения электронных документов

УДК 004.9

Кирюхин Ю.Г. , канд. техн. наук, доцент кафедры «Информационное обеспечение управления и производства»

Киреева А.А., ассистент кафедры «Информационное обеспечение управления и производства»

Баранова А.В., магистрантка

ФГБОУ ВО «Пензенский государственный  университет»,  г. Пенза

ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Ведение. Архивный документ является важным элементом делопроизводства организации. В современном мире увеличилось не только их количество, но и частое использование подлинников, что привело к сокращению времени пользования оригиналов документа. После многочисленных поисков решения данной проблемы было выявлено, что эффективным решением этой задачи  является создание электронного архива. Осуществление этой идеи также обуславливает внедрение информационных технологий для работы архива, в том числе и электронного типа. Также это решает задачу, связанную с быстро действенной  обработкой информации в большом количестве. Необходимо отметить значимость, которую в дальнейшем представляют информационные технологии, применяемые к электронному архиву, которые составляют группу инструментов его создания и развития.

Основная часть. Для успешного функционирования электронных архивов можно предложить разработку нормативно-методических материалов (Регламентов, Инструкций, Методических рекомендаций, Правил и т.п.), направленных на организацию хранения электронных документов, а также обеспечению взаимодействия с системами электронного документооборота.  Созданный регламент для осуществления действий с электронным архивом может выступать таким документом, на основе которого будет строится вся дальнейшая работа с ним.

Организации должны иметь централизованную политику в отношении того, как должны храниться необходимые документы. В этих нормативных документах следует провести:

• разработку структуры хранилища;
• разработку нормативных методических документов для регламентации работы с электронным архивным хранилищем;
• анализ того, как документы должны храниться и быть доступными, пока они все еще считаются активными;
• ответственную сторону за хранение записей;
• как и когда архивировать документы;
• как долго хранить документы после архивирования;
• описание процесс рассеивания документов с истекшим сроком действия;
• стратегии доступа и сценарии защиты.

Другим аспектом организационного обслуживания документов является система. Хотя можно хранить бумажные копии всех необходимых документов, это сопряжено со значительными затратами и усилиями для обеспечения их безопасного и упорядоченного хранения. Это также требует дублирования документов, чтобы гарантировать, что все файлы имеют все необходимые документы.

Система хранения, используемая для хранения электронных документов должна:

1) обеспечить точную и полную передачу электронного документа в поддерживаемом формате, включая вспомогательные элементы, как файл с электронной цифровой подписью;

2) индексировать, хранить, сохранять, извлекать и воспроизводить хранящиеся в электронном виде электронные документы.

Система хранения электронных документов должна включать:

1) разумный контроль для обеспечения целостности, точности и надежности электронной системы хранения данных;

2) разумный контроль для предотвращения и обнаружения любого несанкционированного создания, добавления, изменения, удаления или порчи хранящихся в электронном виде бухгалтерских книг, вспомогательных книг и других бухгалтерских записей;

3) программа проверки и обеспечения качества, подтверждаемая регулярными оценками электронной системы хранения, включая периодические проверки хранящихся в электронном виде бухгалтерских книг, вспомогательных книг и других учетных записей;

4) поисковая система, включающая систему индексации;