Административный процесс как функция

Главной особенностью реализации той или иной административно-управленческой функции является возложение задач и функций на конкретное структурное подразделение или должностное лицо, специализирующееся в соответствующей области. Этот принцип имеет два аспекта: один — однозначное определение единицы, а другой — правильная постановка задачи. Два аспекта принципа трудно рассматривать отдельно друг от друга, так как, с одной стороны, правильно сформулированная задача может определять структуру, а с другой стороны, структура влияет на постановку задачи с учетом особенностей организационной структуры. Помимо этих двух основных аспектов, постановка задачи имеет еще несколько параметров:

Сотрудник(и) / Участник(и) — лицо(а), которое будет выполнять работу над задачей. При наличии нескольких участников разработки задачи следует добавить дополнительное определение: является ли один из них ведущим в выполнении задачи, все ли исполнители работают независимо друг от друга или работа части исполнителей зависит от работа других исполнителей над той же задачей.

Определение сроков (двух основных видов: окончательный срок и контрольный/промежуточный срок) выполнения задачи - если в задаче участвуют несколько сотрудников, соответствующие сроки могут быть разными для каждого сотрудника или группы должностных лиц.

Определение должностного лица или подразделения, контролирующего работу над заданием, - подходов много и в основном они зависят от принятой технологии работы. Обычно ведущим исполнителем поставленной задачи является также тот, кто контролирует выполнение задачи всеми сотрудниками. В случаях с одним сотрудником можно назначить его или ее руководителя или другое должностное лицо на том же уровне организационной иерархии, что и участник, который должен контролировать работу. В некоторых организационных и административных структурах руководитель данной задачи рассматривается как участник той же задачи. В других случаях руководитель фактически является участником задачи, которая следует за выполнением фактической задачи. В этом случае первая (фактическая) задача является основой для формулирования второй задачи по контролю за выполнением первой задачи. Важно отметить, что выполнение контрольной задачи предполагает не результат, а положительную оценку, успешно завершающую выполнение обеих задач. Первая задача считается выполненной плохо до тех пор, пока она не будет положительно оценена ее руководителем, но оценка выполнения не может быть получена до тех пор, пока не будет получен результат. Подробное описание структур задач будет приведено далее.

Еще одним важным моментом при постановке задач является четкое определение требований к конечному результату, поскольку участники той или иной задачи должны осознавать специфические требования к подготавливаемым ими отчетам и материалам. Эти четкие требования следует неукоснительно соблюдать, чтобы обеспечить положительную оценку сразу после подготовки отчетов и материалов и тем самым эффективную работу.

При выполнении управленческих функций большое внимание уделяется контролю за выполнением задач с точки зрения сроков и качества, при этом срок (крайний срок) рассматривается как качественный показатель. Как правило, процессы могут включать две итерации — сбор (статистику) данных, а затем их обработку и анализ. Аналогом информационно-справочной деятельности является периодическая аккредитация, где на основе статистической информации о сроках сдачи всех выполнений заданий и количестве отрицательно оцененных материалов проводится оценка эффективности процедуры и/или блока. сделан. Если оценка низкая, последует дальнейший анализ причин достижения таких результатов и соблюдение нескольких принципов для уменьшения задержек и негативных оценок результатов. Фактически