Функция контроля. Виды контроля

Контроль реализации управленческих решений обусловлен несколькими причинами. Сюда можно отнести следующие:

1. Неопределенность.

Это неотъемлемый элемент будущего, присущий любому управленческому решению. Факторы неопределенности – интервал времени между принятием решения и его реализацией и персонал этой организации.

2. Предупреждение возникновения кризисной ситуации. В любой организации может возникнуть кризис, в таком случае контроль поможет его сгладить с минимальной потерей времени и ресурсов.

3. Поддержание успеха.  

Система контроля позволяет найти положительные стороны, которые организация определяет во время работы. Руководство может определить успехи и неудачи организации, сопоставив реальные результаты работы с теми, что были запланированы.

Важный аспект контроля - определение направлений деятельности организации, которые наиболее эффективно позволяли достигнуть ее целей. Умение определять успехи и неудачи организации, а также их причины, работник может в кратчайшие сроки адаптировать организацию к постоянно меняющимся требованиям внешней среды, и это поможет обеспечить высокие темпы продвижения к главным целям организации.

Виды контроля.

Предварительный контроль. Данный вид контроля имеет название предварительный, потому что производится до момента начала работ. На данном этапе контролируются правила, процедуры, для того, чтобы быть уверенным, что работа двигается в верном направлении.

Не всегда считают, что планирование и создание организационных структур - процедура контроля, но они и позволяют осуществить предварительный контроль в работе организации. Реализация правил и процедур является главным средством осуществления этого контроля. Так как правила вырабатываются с целью обеспечить выполнение планов, то для того, чтобы убедиться, что работа выполняется правильно, нужно строго их соблюдать.

Контроль информации, поступающей и исходящей из организации -  управленческая задача, которую нельзя игнорировать.            
Если четко формулировать должностные инструкции, правильно сообщать формулировки цели подчиненным, брать на работу людей с высокой квалификацией, то вероятность того, что организационная структура будет работать так, как нужно очень высока.  

Предварительный контроль в организациях используется в основных трех областях:

- предварительный контроль в области человеческих ресурсов. В организациях тщательно анализируются деловые и профессиональные знания и навыки, необходимые для выполнения различных должностных обязанностей и, таким образом, отбираются наиболее подготовленные и квалифицированные сотрудники. Необходимо убедиться, что работники, принимаемые в организацию, будут способны выполнять свои обязанности. Также нужно установить минимально допустимый уровень образования и стаж работы в данной области, кроме того проверить документы и рекомендации, которые представляет наниматель.

Чтобы увеличить вероятность привлечения и закрепления в организации квалифицированных работников, нужно установить справедливые размеры оплаты труда и компенсаций, проводить психологические тесты и многочисленные собеседования с работником еще до его найма. Многие организации проводят предварительный контроль человеческих ресурсов после найма сотрудников в ходе их обучения.

Обучение дает возможность определить знания и навыки, которые следует добавить как руководящему составу, так и рядовым исполнителям к тем, что уже имеются у них, прежде чем начать исполнение своих обязанностей. Предварительное обучение повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться более эффективно;

- предварительный контроль в области материальных ресурсов. Вырабатываются стандарты уровней качества, которые минимально допустимы и проводятся физические проверки на соответствие поступающих материалов этим требованиям.

Примером предварительного контроля в этой области может являться выбор поставщика, доказавшего свои возможности поставлять качественные материалы, которые соответствуют техническим условиям. Также к методам предварительного контроля материальных ресурсов можно отнести обеспечение их запасов в организации на таком уровне, чтобы всегда было возможно избежать дефицита;