Автоматизированный контроль над исполнением документов

Автоматизированный контроль над исполнением документов - курсовая работа

Введение…………………………………………………………………….3

Автоматизированный  контроль как система……………………………..5

Возможности системы…………………………………………………5

Функции системы………………………………………………………6

Как работает АСКИД…………………………………………………..7

Жизненный цикл поручения…………………………………………..8

Структура поручения……………………………………………….…10

Структура документа………………………………………………….12

Работа с документами……………………………………………………..13

Просмотр документа…………………………………………………..13

Редактирование документа……………………………………………13

Входящие поручения……………………………………………...13

Работа с текущими поручениями……………………………………...14

Поиск выполненных поручений………………………………………14

Архив закрытых поручений……………………………………………14

Работа с входящим поручением……………………………………….15

Просмотр входящего поручения…………………………………..15

Поиск входящих поручений……………………………………….15

Отчеты………………………………………………………………………16

Контроль текущих поручений……………………………………16

Контроль исполнения…………………………………………………..18

Управление ролями…………………………………………………………18

Заключение…………………………………………………………………..19

Список  используемой литературы…………………………………………….20

Приложение……………………………………………………………………..21 

1. Введение

     За  время жизненного цикла документ проходит различные стадии и попадает к его исполнителям в различных качествах. В любой, даже самой дисциплинированной, организации при ведении классического бумажного делопроизводства, как правило, через некоторое время начинают возникать проблемы. В качестве примера можно привести всем известные и очевидные ситуации: потеря поступивших документов, неотправленные по забывчивости либо дублирующие друг друга отправленные документы, отсутствие на договоре, подписанным руководителем и приведшего к значительным убыткам, виз ответственного исполнителя, согласующих лиц и т.д. Все это приводит к путанице и неразберихе, как следствие - к невозможности решения управленческих задач. Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов. Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя. Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием специализированных программ контроля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации документооборота. Но потому как сегодня, в национальной правовой системе процедура экспертизы подлинности, доказательства в суде, система регистрации подписей (подписи физического лица на паспорте) и печатей применима пока только к документам на бумажных носителях. Возможность применения такой процедуры и отличает документ от простого текста на бумаге или любом другом носителе. На самом деле разговоры о необходимости создания правовой системы для придания соответствующего статуса электронному документу идут уже давно. Необходимо выработать механизмы наложения подписи и печати на электронный документ, а также механизмы их регистрации. Т.е. речь идет, собственно, о добавлении к документу информации, определяющей его аутентичность. Под аутентичностью документа понимается подтверждение того, что содержательная информация документа не претерпела изменений с момента его подписания и документ подписан определенным лицом. Аутентичность документа может быть доказана путем применения к нему электронной подписи. Поэтому, файл получает юридическую силу документа только после его подписания электронной подписью.