Организация системы закупок на предприятии ООО «Coca-Cola HBC Евразия»

Организация системы закупок на предприятии ООО «Coca-Cola HBC Евразия»

Организационная система отдела закупок в компании «Coca-Cola HBC Евразия» не является уникальной для предприятий-производителей в сегменте FMCG рынка. Отдел подчиняется непосредственно генеральному директору и одновременно федеральному. Иерархические позиции сотрудников, связанные с закупочной деятельностью в самом отделе: директор по закупкам, региональный менеджер, категорийный менеджер, “senior buyer” (т.е. специалист отдела закупок) и “buyer”. Первые три - это основные руководящие звенья, остальные – рядовые сотрудники. Эти 5 звеньев-специалистов, связанных с закупочной деятельностью, различаются исключительно полномочиями, доступными им. Начиная с низшей позиции “buyer”, сотрудник несет полную ответственность за закупки, на любую сумму.

Позиция влияет лишь на сумму, на которую сотрудник может заключать закупки. Так, если закупки до 2.000.000 рублей (35 736, 35 $), то это уровень “buyer” – “senior buyer”, от 2.000.000 до 5.000.000 (89 340, 87 $) рублей контролируются категорийным менеджером, который должен подтвердить правильность и рациональность закупочной деятельности, если выше 5.000.000 рублей, то закупки считаются стратегическими, за ними следит лично директор по закупкам, также могут привлекаться менеджеры из других офисов.

Этапы закупочной деятельности в компании «Coca-Cola HBC Евразия» не отличаются от существующих в FMCG секторе. Первым этапом было объявлено выявление потребностей. Интересует также, кто может обращаться в отдел закупок с каким-либо запросом. В каждом отделе есть представитель, который выделен в системе SAP, именно он вносит заявку в систему. Однако подтверждает заявку руководитель отдела. Дальше она сразу же попадает в отдел закупок к определенному “байеру” (buyer) в зависимости от распределения.

[pic 1]

Рисунок 4. Схема взаимодействия остальных отделов компании с закупочным

Источник: [23].

Следует отметить, что такая система имеет свои достоинства: целесообразность требуемой закупки проверяется несколькими специалистами отдела, и вероятность приобретения ненужных, нерациональных деталей, материалов или услуг снижается. Также buyer всегда контактирует с одним представителем отдела, что позволяет лучше понимать тонкости и особенности запрашиваемых деталей, материалов и т.д.

Далее разберем следующий этап – получение полной информации о запросе. Возникает вопрос, что делать сотрудникам отдела закупок, когда требуется приобретение какого-либо специфичного или узкопрофильного товара\услуги. Закупщики могут не быть осведомленными в какой-то области, однако когда приобретение необходимо их консультируют специалисты из требуемого отдела. Основываясь на информации, полученной входе интервью, в подобных случаях специалистов отдела закупок постоянно консультирует заказчик, проводятся совещания, при необходимости “подключаются” поставщики. На основании этого составляется полное техническое задание с учетом всех деталей.

Пристальное внимание необходимо обратить на следующие два этапа - поиск поставщиков и проведение переговоров с ними. Как было замечено в предыдущей главе, отбор поставщиков происходит по критериям, уникальным для каждой компании в FMCG сегменте. Для «Coca-Cola HBC Евразия» по словам менеджера отдела закупок, с точки зрения закупок ключевой критерий - это цена. Она составляет 50% при выборе потенциального поставщика. Далее, в зависимости от особенностей проекта, его задачей и целей, вместе с инициатором выбираются следующие критерии. Это могут быть сроки поставки, условия оплаты, опыт работы, качество и т.д. Другими словами, есть 50% - это перманентно цена, а остальные 50% распределяются между остальными критериями, в данном аспекте учитываются пожелания внутреннего клиента.

Ниже представлена схема критериев оценки поставщиков, которая используется в компании (рисунок 5).

Рисунок 5. Критерии оценки поставщиков в компании «Coca-Cola HBC Евразия»[pic 2]

Источник: [23].

Что касается заключительного этапа закупочной деятельности – тендера, то любая компания, проявляющая интерес к потребности Кока-Колы может принять участие в соревновании за право предоставления услуг компании. Для этого компании необходимо прислать менеджеру, ответственному за проведение текущего тендера, свое коммерческое предложение, в котором была бы указана цена за работу (лучший вариант – в рублях и без НДС), сроки выполнения работ и условия оплаты (компания вероятнее выберет партнера, предлагающего больший срок отсрочки платежа).  Однако, как правило, выбор в компании идет между поставщиками, с которыми уже был опыт работы, а новые привлекаются редко.