Анализ начальных данных проблемной ситуации

Содержание

1.        Анализ начальных данных проблемной ситуации        4

2.        Алгоритм проведения конференции        5

Выводы и предложения        8

1. Анализ начальных данных проблемной ситуации

Получение сотрудником возможности провести свою первую конференцию (не имеет значение, какого уровня и масштаба) позволяет сотруднику показать себя максимально способным. Данная ситуация как правило позволяет выявить у сотрудника скрытый потенциал, повышение его производительности, и при этом оценить его организаторские и управленческие навыки.

Конечно же, в первую очередь сотрудник обрадует получению такой возможности, однако потом он столкнется с такими проблемами как страх, стресс, отсутствия необходимых знаний и сил. Так же сотрудника может потрясывать от кол-ва задач, которые необходимо ему  решить, сотрудник во время общения и контакта с другими людьми может использовать жесты руками, требовать соблюдать личное пространство или будет держаться сам на расстоянии.

Сотруднику нужно знать, с кем необходимо контактировать, с кем проводить переговоры в офлайн-формате, а с кем в реальной жизни. Знать , как правильно организовывать встречу, вести себя во время переговоров от того как говорить, какой соблюдать этикет, как часто стоит использовать паузы в переговорах, как обратить ситуацию в свою пользу за счет громкости и тембра голоса, интонации, как проводить анализ рынка грамотно и совершить все с минимальными рисками.

Во время проведения конференции сотрудник будет заметно нервничать, так как ему будет необходимо со всеми здороваться, пожимать руки, улыбаться, использовать частый зрительный контакт и нужно все это как минимум не один раз прорепетировать до реальной встречи с участниками конференции, так как любое движение, мимика, голос и речь влияют на дальнейший исход конференции, и будущего сотрудничества. Именно поэтому необходимо иметь специальный алгоритм проведения конференции.

1. Алгоритм проведения конференции

Согласно заданию, необходимо составить алгоритм по таким этапам, как: планирование, проведение организационного этапа, информирование, организационный этап и сам этап конференция.

Составим алгоритм проведения конференции сотрудником, который впервые столкнулся с этим.

1. Планирование

1. Определение тематики проведения будущей конференции;
2. Поиск спонсоров, которые помогут с реализацией будущей конференции, за счет финансирования (в поиске можно выложить объявление на одном из таких сайтов: https://poisk-sponsor.ru/ );
3. Поиск и приглашение организаций – соучредителей. Предоставление обоснований мероприятия и финансового плана ;
4. Приглашение для участия в конференции авторитетных ученых (компетентных в своей области). Выслать на электронную почту приглашения для участия, позвонить по рабочему  телефону и пригласить к участию;
5. Анализ проводимых мероприятий выбранной тематики. Учесть то обстоятельство, будут ли в выбранной отрасли проводиться другие крупные мероприятия, которые будут близкими к выбранной  тематике. Например, можно проводить анализ по след.сайтам: https://sibac.info/conf , https://www.internauka.org/conference ;
6. Разработать название и эмблему конференции, с целью выделиться от других. Устроить конкурс на лучшую эмблему и название конференции среди сотрудников. Конкурс можно провести след. образом: распечатать объявление, организовать вознаграждение, произвести отбор;
7. Определить количество участников конференции и сумму организационного взноса. Посоветоваться с бухгалтером о размещении финансовых затрат;
8. Создать резервный фонд в финансовом отчете, для проведения дополнительных мероприятий  и экскурсий для участников конференции. Экскурсия по предприятию, ознакомление с офисом компании и производственными площадками. Демонстрация возможностей, организация экскурсии по городу.

1. Проведение организационного этапа

2.1 Создание организационного комитета для отбора представленных докладов и порядка их представления на конференции.

2.2 Составить следующий перечень основных комиссий:

Комиссия по подготовке материалов

Регистрационная комиссия

Жилищная комиссия