Электронные средства хранения, поиска и транспортировки документов

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра физикохимии материалов и производственных технологий

ОТЧЁТ

по дисциплине: Технология и автоматизация делопроизводства

на тему: Электронные средства хранения, поиска и транспортировки документов

Студент

ФМк, 1 курс, ДМЛ-1             __________________                С.П. Лескить

Проверил канд.

хим. наук,

доцент                                     __________________                В.В. Паневчик

МИНСК 2016

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ        3

1.        Электронный документ        4

1.1 Понятие «электронного документа»        4

1.2 Сравнение достоинств бумажных и электронных документов        5

2.        Базы данных как средство хранения, поиска и обработки данных        7

2.1 Определение и назначение баз данных, СУБД        7

2.2 Классификация БД        8

3.        Интернет как средство поиска данных        9

3.1 Поиск информации в интернет. Методика информационного поиска        9

3.2 Приемы поиска информации        11

4.        Средства и система передачи данных        12

4.1 Электронная почта        12

4.2 Работа с электронной почтой в программе Outlook        12

ЗАКЛЮЧЕНИЕ        14

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ        15

Приложение I        16

ВВЕДЕНИЕ

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

Документы являются средством закрепления различными способами на специальных материалах информации о фактах, событиях, явлениях, объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Они закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

В государственных и ведомственных архивах, библиотеках, других центрах документации сосредоточен большой объем ретроспективной информации, используемой для диалектико-материалистического изучения истории государства, в народнохозяйственных, научных и культурных целях.

Управленческая деятельность в Беларуси, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.
Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ — это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности.