Формирование архива организации

ООО «СОВРЕМЕННЫЕ АРХИВНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ»

Очно-заочный курс профессиональной переподготовки

по специальности «Архивоведение»

(600 часов)

«Формирование архива организации»

Выпускная квалификационная

работа слушателя курсов

профессиональной переподготовки

имя фамилия

Санкт-Петербург

2021

Содержание

Содержание        2

Введение        3

Организация архива        4

Архив в организационной структуре        5

Основные направления деятельности архива        6

Права и обязанности архива организации        8

Формирование архива        9

Подготовка документов к передаче в архив        9

Обеспечение сохранности документов        11

Обеспечение конфиденциальности документов архива        12

Заключение        13

Введение

        Деятельность любой организации связана с документооборотом, целью которого является обеспечение информационной поддержки принятых управленческих решений на всех уровнях. Посредством документации осуществляется ведение всех функциональных процессов, начиная от деловой переписки и заканчивая кадровыми документами.

        В процессе деятельности организации образуется множество бухгалтерской, кадровой и иной документации, большинство из которой подлежит обязательному хранению в течение 5 лет.  Постоянное нахождение большого количества уже не используемых бумаг на рабочих местах сотрудников  нецелесообразно, поэтому предприятиям требуется архивация.

        Все организации на территории Российской Федерации обязаны обеспечивать сохранность документов архива в соответствии с законодательством, особенно документации по личному составу, в течение установленных сроков хранения.

Организация архива

        Для начала следует понять, что такое архив и документ. Архив (от лат. archivum) означает присутственное место. Под архивом подразумевается  место хранения архивных документов, а так же архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, предприятия или организации, осуществляющее приём и хранение архивных документов в интересах пользователей. Документом является зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым ее можно идентифицировать.

        В общем смысле архив - это учреждение или его подразделение, которое занимается приемом, систематизацией и хранением документов с целью их последующего использования. Архив организации - совокупность документов, которые относятся к жизни компании, а так же место их размещения. Эти подразделения обеспечивают архивное хранение конфиденциальных документов, а так же возможность доступа к ним в связи с производственной необходимостью.

        Архив организации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами государственного органа.