Создание архива организации

Цель работы: изучить основные принципы организации архивов учреждений; изучить требования к организации обеспечения сохранности документов в архивах организаций; научиться организовывать работу службы архивного хранения документов.

Порядок выполнения работы:

В ходе выполнения лабораторной работы было выполнено следующее.

1. При изменении структуры организации добавили новый отдел – архив организации, определили задачи и функции архива организации. Задали структуру и штатную численность сотрудников архива (приложение А).

2. Разработали положение об архиве организации (приложение Б),

должностную инструкцию архивиста (приложение В).

3. Составили годовой план работы архива (приложение Г) и план-

график приема дел в архив (приложение Д).

4. Обосновали материально-техническую базу хранения документов.

Обосновано в тексте.

5. Приведите комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

Обосновано в тексте.

6. Разработан акт приема по результатам экспертизы пригодности помещения для размещения в нем архива в приложение Е.

Материально-техническая база хранения документов

Архив Муниципального бюджетного учреждения «Хозяйственно-эксплуатационная служба» Сердобского района (МБУ «ХЭС» Сердобского района) располагается на 4 этаже здания администрации Сердобского района.

В архиве имеются: хранилища для хранения документов и рабочая комната сотрудников архива.

Помещение оборудовано по всем правилам пожарной безопасности, а также защищено от затопления.

В нашем помещении отсутствуют какие-либо магистральные

трубопроводы. Электропроводка в хранилищах скрыта, розетки герметичны, а общие рубильники располагаются вне помещений архива. Отсутствуют

нагревательные приборы, а также какие-либо посторонние объекты. Все окна в нашем хранилище оборудованы жалюзи, шторами, а также установлены

светорассеиватели.

Отделка помещения хранилищ проведена с использованием неагрессивных, не пылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные и безопасные для документов вещества.

Документы в хранилище размещаются в порядке, обеспечивающим их

комплексное хранение в соответствии с учетными документами.

Хранилище оборудовано передвижными металлическими стеллажами, которые установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами.

Расстановка средств средств хранения (металлических стеллажей) осуществляется в соответствии с определенными нормами:

Расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – 120см;

Расстояние между стеллажами (проход) – 75 см;

Расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене – 75см;

Расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход)-45см;

Расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) – не

менее 15 см, а в цокольных этажах не менее 30 см.

Все шкафы, стеллажи, полки, а также помещения архива нумеруются.

В помещении архива стеллажи, шкафы и полки нумеруются сверху вниз, слева направо. Документы размещены на стеллажах в картонных коробках, папках. Для закрепления места хранения документов составляются постеллажные указатели, а при большом объеме фондов топографические указатели. Карточки постеллажного или топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются