Учет документов в архиве организации

Введение

Главная функция архивов – обеспечить сохранность документов. Эта совокупность работ, которая практически идентична для ведомственных и государственных архивов. Учет документов в архиве помогает их сохранению, дает возможность контролировать их наличие, а также помогает в их поиске. Учет документов, которые хранятся в ведомственных архивах, дает возможность государственным архивам проводить методичное укомплектование на основе их профиля и это считается главным принципом работы государственного архива.

Учет архивных документов – это определение количества, отображение его в учетных документах архивных органов. Каждый документ, который хранится в архиве, подлежит учету.

Основные единицы учета в архивах – это архивная коллекция и единица хранения. Помимо главных учетных единиц, которые хранят традиционные документы в бумажном виде, могут быть учтены документы некоторых классификаций дел и документы особой ценности, обязательному учету подлежат все листы дел постоянного хранения. Самые ценные документы учитывают на основе правил. Учет листов дел постоянного хранения закрепляется листом-заверителем и указанием количества листов в описи дел.

В государственных архивах учет ведется по хранилищам и по архиву специальным подразделением или лицами, которые отвечают за данный участок работы. В ведомственном архиве учет обычно ведут централизованно ответственным лицом. Но крупные такие архивы, которые имеют несколько хранилищ, учет могут вести и по хранилищам. Тогда учетные данные обобщают и хранят централизованно.

Цель: вывить нормативные требования к учету документов в архиве организации.

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

1. Изучить основные задачи и функции архива.

2. Выявить основные понятия по теме исследования.

3. Рассмотреть общие требования к учету документов в архиве организации.

4. Изучить систему учета документов в архиве организации.

Актуальность заключается в важности учета документов, которые поступают в архив.

Глава 1. Основные понятия. Требования к учету документов

1.1. Задачи и функции архива

            Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов.

 Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов

Основными задачами архива организации являются:

1. комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

2. учет и обеспечение сохранности документов;

3. создание научно-справочного аппарата к документам архива;

4. использование хранящихся в архиве документов;

Подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации. Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы России.

 В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

1. ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива;
2. принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;
3. учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
4. создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
5. организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
6. проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;