Служебная записка

Служебная записка - это один из используемых инструментов деловой переписки сотрудников в рамках организации. Составление служебной записки является примером коммуникативных формализаций, которые используются для решения рабочих вопросов между сотрудниками отделов и подразделений организации

Кто может писать служебные записки 

Составлять служебные записки могут все сотрудники организации, которые столкнулись с вопросом требующим консультации коллег. Служебная записка может быть направлена любому сотруднику, в компетентность которого входит вопрос из служебной записки, от рядового работника, до руководителя предприятия.

Причинами для составления служебной записки может стать: Зафиксировано нарушение, повлекшее за собой непредвиденные обстоятельства; Требуется вмешательство руководителя. Например необходимо дополнительное финансирование или технические средства для завершения проекта; Зафиксирован факт появления на рабочем месте сотрудника в наркотическом, токсическом или алкогольном опьянении; Предлагается премировать конкретных сотрудников по результатам выполненной работы или за другие достижения; Появилась необходимость отправить одного или нескольких сотрудников в командировку; Появилась необходимость досрочно вызвать на работу сотрудника из отпуска или выходного;

Пример служебной записки о подтверждении факта нахождения сотрудника в командировке.

[pic 1]

Виды служебных записок разделяются по указанной в них информации. Рассмотрим самые популярные:

Запрос необходимой для работы информации или сведений, отсутствующих у сотрудника;

Информирование руководителя о нарушениях, допущенных сотрудником при выполнении профессиональных обязанностей;

Информирование о необходимости командировки;

Предложение о премировании сотрудников;

Донесение информации о проблемах возникших во время рабочего процесса.

Основным правилом составления служебной записки, является четкое и краткое изложение причины обращения. Унифицированной формы записки нет, пишется произвольно, но необходимо учитывать приложения указанные в ГОСТ Р 7.0.97-2016, требующие наличия следующих данных: Обязательно наличие шапки, с указанием в ней адресата обращения. Указывается должность и ФИО сотрудника в дательном падеже; Название документа; Указывается дата и номер составления; Краткое и четкое изложение причины обращения; ФИО и название должности сотрудника составившего записку, подпись и расшифровка. Адресат, должен иметь понимание, что именно желает сообщить отправитель, поэтому в служебной записке должны быть четко отображены: Точное указание сумм, например размер премии или зарплаты; Точное указание дат, например дата начала и окончания командировки; Основания для принятия мер, отображенных в служебной записке; Точный список материальных объектов, указанных в просьбе отправителя служебной записки; Точное указание данные всех лиц, фигурирующих в служебной записке. Служебная записка обязательно регистрируется у секретаря организации, в качестве входящей корреспонденции, что гарантирует ее получение адресатом. Обычно составляется руководителем подразделения, в случаях когда документ составлен рядовым сотрудником, он называется - докладная.