Подготовка и проведение совещания

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………….…………………3

Глава I. Понятие делового совещания……………………………………….4

   1. Классификации деловых совещаний……………………………..……..5

Глава II. Подготовка и проведение совещания……………………………..9

   1. Подготовка программы совещания……………………………………..9

   2. Проведение совещания…………………………………………………11

      2.1. Правила поведения на совещании…………………………………13

Заключение…………………………………………………………………...14

Список использованных источников……………………………………….15

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность работы состоит в том, что студенты, получающие высшее образование в будущем будут присутствовать на совещаниях, а изучение данного вопроса поможет им в будущем.

Цель работы: изучить понятие «деловое совещание».

Задачи работы:

1. Изучить классификации деловых совещаний;

2. Узнать, как проводится подготовка программы совещания;

3. Изучить каким образом проводятся совещания;

4. Рассмотреть правила поведения на совещании;

5. Понять, как сделать деловое совещание максимально производительным.

В современной практике принято не менее одного раза в неделю проводить заседания. Таким образом, руководители отделов докладывают о проделанной за неделю работе и ставят планы на следующую.

Заседания проводятся для того, чтобы выработать конкретное решение актуального вопроса или задачи. Помимо этого на них работники могут делиться с руководством своими идеями по возможному разрешению каких-либо вопросов. Такая форма общения позволяет комплексно увидеть ситуацию в компании, ее слабые и сильные стороны, способствует вхождению новых людей в коллектив, их знакомству с корпоративной культурой и нормами, принятыми в организации.

Темы, которые присутствуют на заседаниях, могут быть абсолютно разными.

Причиной или темой для внепланового заседания может быть целый ряд вопросов, которые возникают в связи с динамичной и изменчивой внешней средой, в которой приходится работать компаниям.

В процессе заседания важно примечать основные его моменты для того, чтобы иметь возможность вернуться к тому или иному вопросу.

Глава I. ПОНЯТИЕ ДЕЛОВОГО СОВЕЩАНИЯ

Деловое совещание - это общепринятая форма делового общения группы по обсуждению производственных вопросов и задач, требующих коллективного осмысления.

Основными целями и задачами заседаний являются:

• поддержка политики компании, а также ее развитие и доведение до всех работников;
• объединение действий всех служб и подразделений в соответствии со стратегической целью компании;
• обозначение новых задач и оценка производительности уже реализованных кампаний;
• разрешение возникающих вопросов.

Положительные стороны заседаний:

• повышают производительность мышления;
• укрепляется взаимосвязь работников;
• увеличивается деловая квалификация его участников;
• раскрывается творческий потенциал каждого из участников заседания.

1. Классификации деловых совещаний

Деловые совещания можно классифицировать по разным признакам.

В зависимости от способа проведения выделяют такие заседания:

• Диктаторские. Право голоса у руководителя;
• Автократические. Ведутся в диалоговом режиме;
• Сегрегативные. Панируются доклад руководителя и выступления назначенных им подчиненных;
• Дискуссионные;
• Свободные. Это заседания без четкой повестки дня и без председателя.

В зависимости от управленческих функций совещания делятся на:

• Заседания по планированию. 
• Заседания по мотивации труда. 
• Заседания по внутрифирменной организации. 
• Заседания по контролю деятельности работников. 
• Заседания, специфические для фирмы. 

Причинами проведения заседаний обычно являются:

• необходимость принятия коллективного мнения на основе равного права каждого участника высказать и обосновать свое мнение;
• разрешение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений фирмы;
• для разрешения вопроса необходимо воспользоваться мнениями различных групп работников.

Подготовка к проведению заседания включает следующие действия:

• обозначение тематики, формирование повестки дня;
• обозначение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы;
• подготовка руководителя;
• подготовка доклада и проекта итога заседания;
• предварительная подготовка респондентов заседания и помещения.

Ф.А. Кузин: «Типы участников совещания, которые мешают эффективному совещанию:

«Блокировщик» - Такой человек упрямо ни с кем не соглашается, приводит примеры из личного опыта, возвращается к вопросам, которые уже решены. Совет: Напомнить о цели и предмете обсуждения;