Оптимальная система планирования времени. Методы и принципы повышения собственной эффективности А.А. Любищева

Оптимальная система планирования времени. Методы и принципы повышения собственной эффективности А.А. Любищева

Введение

Большинство руководителей и специалистов ежедневно взаимодействуют с большим потоком информации. Зачастую это снижает качество работы и ее эффективность. Применение оптимальной системы планирования времени позволит оперативно и качественно обработать нужную информацию, принять грамотное решение по ней.

Рассмотрим важность планирования времени для руководителей, технических и творческих специалистов.

Работа руководителя хозяйствующего субъекта состоит не только в управлении им, но и в выполнении собственных обязанностей, что невозможно без применения инструментов по организации рабочего времени.

В работе технического специалиста важна последовательность поэтапное выполнение стратегии. Наличие оптимальной системы планирования времени помогут данному специалисту дисциплинировать себя, установить приоритеты в решении поставленных задач.

Для представителей творческих профессий намного проще написать сценарий по предварительно составленному плану, чем без него.

Кроме того, технологии построения оптимальной системы планирования времени используются для снижения стресса, который отрицательно влияет на производительность и качество труда при большом количестве поставленных задач.

Основная часть

В современных условиях, по моему мнению, оптимальная система планирования времени должна включать в себя применение следующих методов:

- Установка приоритетов.

При ограниченном на выполнении задач времени важно выбрать решение тех из них, которые принесут максимум пользы компании. Выполнение остальных задач можно отложить на другой день или перераспределить между персоналом.

- Избавление от «поглотителей» времени

К таким поглотителям относятся дела, которые не приносят практических результатов, оказывая отрицательное влияние на продуктивность: разговоры с коллегами, не относящиеся к работе, чтение новостей в интернете, перебирание документов. Тем не менее, согласно «золотого» правила планирования, для поддержания высокой производительности 10-15% времени следует учитывать для отдыха. Но здесь важно выбрать именно эффективный отдых – легкий обед или прогулку на улице, что способствует восстановлению потраченных сил.

- Подготовка списка дел на день.

Это список ежедневных задач сотрудника с указанием даты, времени выполнения и отметкой о готовности. Такой метод позволяет решить проблему многозадачности – переключение между активностями. Так, по составленному списку работник выполняет свои цели, проставляя отметки в онлайн-журнале. Тем самым, в определенный момент времени он сосредоточен на конкретной задаче и не отвлекается на другие (звонки, почту или коллег), а его руководитель фиксирует результаты выполнения задач работником в конце рабочего дня в отчете.

- Проведение подготовительных мероприятий.

Для выполнения задачи крайне важно заранее собирать предварительную, относящуюся к ней информацию, составить этапы ее выполнения. Это позволит четко понимать действия для решения, быстрее их выполнить.

Построение оптимальной системы планирования времени рассматривалось и советскими учеными. Одним из них являлся Александр Александрович Любищев (биолог, математик, философ), который за период 1916-1972 гг. до дня смерти ежедневно записывал расход своего времени. Он по праву считается основоположником российского тайм-менеджмента.

Система учета времени А. А. Любищева была основана на ведении ежедневного хронометража. В хронометраже четко учитывались затраты на основную работу, с точностью до пяти минут отмечалось время ее начала и окончания.

Повышение собственной эффективности А. А. Любищев достигал следующими методами:

• распределение временных затрат;
• анализ затрат рабочего времени, отмеченного в хронометраже;
• планирование времени.

Распределение временных затрат А. А. Любищев осуществлял в соответствии с принципами:

- Соответствие времени работе по степени значимости («расходовать время на главное»). Работы им были поделены на 2-е категории. Первая категория состояла из главной работы (над книгой, исследованием) и текущей (чтение литературы, заметки, письма). Вторая категория включала в себя научные доклады, лекции, симпозиумы, чтение художественной литературы — то есть то, что не относилось напрямую к научной работе. Деятельное время суток («нетто») он принял за 10 часов, делил его на 3 части, и учитывал с точностью до 10-и минут.