Тенденции в развитии современного документооборота

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ         8

1 ТЕОРЕТИЧЕСКОЕ ИССЛЕДОВАНИЕ         11

1. Тенденции в развитии современного документооборота         17
2. Обоснование использования систем электронного документооборота в строительных компаниях          22
3. Особенности автоматизации процесса документооборота          27
4. Определение команды проекта при проведении автоматизации документооборота          29
5. Анализ лидеров мирового рынка систем документооборота          34
6. Типизация строительных компаний          35

1.8. Обзор методологий ведения проектов.          37

1.9 Обзор тенденций в строительной отрасли          41

2 РЕАЛИЗАЦИЯ ПРОЕКТА          46

1. Описание компании          46
2. Обзор перечня решений         49
3. Выбор внедряемого решения          56
4. Функционал СЭД        57
5. Расчет стоимости проекта          70
6. Обзор реализации проекта         76
7. Обзор перспектив развития системы         81

ЗАКЛЮЧЕНИЕ          86

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ         88

СВЕДЕНИЯ ОБ УЧАСТИИ АВТОРА В НАУЧНОЙ РАБОТЕ         92

ВВЕДЕНИЕ

Эффективное управление огромным количеством информации, необходимой для проектирования, конструирования и поддерживания здания - сложная задача. Влияние внешних факторов на общие затраты на строительство, недостающая или противоречивая информация, вызывающая задержки, ошибки и дорогостоящее восстановление, хорошо известны как практикам, так и исследователям. Несмотря на обещания о развитии технологий в будущем, эффективное управление традиционными документами, такими как чертежи, спецификации, ведомости материалов и т. д., по-прежнему остается для большинства компаний основным приоритетом.

Сегодня широкое распространение персональных компьютеров и «информационной супермагистрали», созданной Интернетом предоставляет необходимую инфраструктуру для эффективной автоматизации управления документами.

Строительная документация не претерпевала серьезных изменений с середины 20 века. Чертежи планов, разрезы и фасады, ведомости объемов работ, спецификации и т. д. Выглядят примерно так же, как десятилетиями ранее. Однако, технология производства, управления, копирования и распространения таких документов со временем претерпели кардинальные изменения.

Примерно с 1996 года широкое использование Интернета и в строительной отрасли радикально увеличило возможности для передачи данных и управления. Сегодня документооборот - одно из самых быстрорастущих IT-приложений в отрасли.

Поскольку новая экономика все больше базируется на знаниях, знания становятся важнейшим активом для успеха организации по сравнению с такими: таких как капитал, материалы, оборудование и собственность.

Документ в строительном предприятии содержит знания, которые при успешном управлении могут улучшить процесс управления и повысить производительность строительной компании.

Традиционные ручные методы подачи проектной документации на строительство более распространены в мелких компаниях, потому что, по мнению руководителей организаций, эти методы проще и дешевле в применении. Однако эти методы неэффективны для поиска информации, потому что они требуют предварительного знание и понимания содержания документа, требуют больше возможностей и времени от искателя.

Используя качественную систему электронного документооборота, организации смогут снизить общие затраты, связанные с документами, и повысить эффективность рабочих процессов и процедур, чтобы соответствовать конкретным бизнес- процедурам и потребностям. Многие организации заявляют об экономии времени и усилий, повышении производительности и прибыльности, а также улучшение координации и сотрудничества между конечными пользователями благодаря гибкой системе документооборота[1].