Учет расчетов с подотчетными лицами

Учет расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетные лица - это лица, которым выданы денежные средства для оплаты товаров, работ и услуг в интересах организации.

Подотчетными лицами могут быть:

• любые работники организации
• физические лица, с которыми у организации заключен гражданско-правовой договор (например, подрядчики, исполнители).

Специальный приказ, содержащий список работников, имеющих право получать деньги под отчет, составлять не нужно. Но если необходимо ограничить круг лиц, имеющих право получать деньги под отчет, то можно утвердить такой список приказом руководителя.

Для того чтобы выдать деньги подотчетному лицу, нужно составить приказ или иной распорядительный документ. Распорядительный документ не нужен, если есть заявление подотчетного лица о выдаче денег под отчет, подписанное руководителем

Приказ (иной распорядительный документ) составляется в произвольной форме. В документе указывают:

• фамилию, имя и отчество лица, которому выдаются деньги под отчет;
• выдаваемую сумму;
• срок, на который выдаются деньги;
• на что нужно израсходовать деньги;
• реквизиты банковской карты подотчетного лица, если выдача производится в безналичной форме.

Подотчетное лицо пишет заявление в произвольной форме, в нем указывается:

• требуемая сумма;
• срок, на который выдаются деньги;
• дата его подписи руководителем.

Если подотчетные средства перечисляются на банковскую карту подотчетного лица, то в заявлении должны быть приведены реквизиты карты.

Лимит расчета наличными при выдаче подотчетных сумм работникам можно не соблюдать. Однако работник при расчете от лица организации подотчетными суммами этот лимит соблюдать обязан.

Подотчетные суммы выдаются на срок, установленный руководителем. В зависимости от целей выдачи можно заранее установить различные сроки, закрепив их в локальном нормативном акте.

Срок, на который выдаются денежные средства, должен быть указан в приказе на выдачу денежных средств или в заявлении подотчетного лица за подписью руководителя.

О расходовании полученных наличными сумм подотчетное лицо обязано отчитаться (то есть представить авансовый отчет) в следующие сроки:

• в течение трех рабочих дней после окончания срока, на который выданы средства;
• в течение трех рабочих дней со дня фактического возвращения из командировки (независимо от срока, указанного в приказе или заявлении;
• в течение трех рабочих дней со дня выхода на работу после отпуска (болезни) в случае, если в этот период истек срок, на который были выданы подотчетные суммы.

Срок для отчета по суммам, полученным в безналичной форме, установлен только для расходов по командировкам - это те же самые три дня с момента возвращения.

После получения отчет надо проверить, руководитель должен его утвердить, а остаток неизрасходованных сумм подотчетное лицо должно возвратить в кассу. Эти действия также совершают в сроки, определенные руководителем.

Таким образом, срок возврата неизрасходованных денежных средств в конечном итоге складывается из следующих периодов:

• срока, на который средства выданы (или периода от даты выдачи до даты возвращения из командировки);
• времени, отведенного руководителем для возвращения денежных средств.

Удержание невозвращенной суммы.

В течение месяца со дня, установленного для возврата неизрасходованных подотчетных сумм, издается приказ об удержании долга из зарплаты подотчетника. Работника необходимо ознакомить с приказом и получить согласие на удержание. Запись о согласии он может сделать в самом приказе.

Проводки по удержанию подотчетных сумм:

Если работник не согласен на удержание или пропущен срок на издание приказа, взыскать деньги можно только через суд.