Работа с большими документами

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 1.

РАБОТА С БОЛЬШИМИ ДОКУМЕНТАМИ (4 ЧАСА)

Цель работы: научиться форматировать большие документы с применением стилей; использовать колонтитулы и разделы для формирования структуры документа; создавать оглавление большого документа.

КРАТКИЕ ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ СВЕДЕНИЯ

Если документ насчитывает несколько десятков страниц, то в нем, как правило, появляются заголовки и подзаголовки, оглавление, сноски и другие специальные средства, предназначенные для облегчения восприятия читателем большого объема текста. Под термином «большой документ» понимается документ, обладающий одним или несколькими следующими свойствами:

• большой объем (несколько десятков или сотен страниц);
• сложная структура (имеются разделы, подразделы, материал различного типа: иллюстрации, таблицы, указатели и т.п.);
• продолжительное время жизни (контролируемые версии, переиздание, использование и цитирование).

Для форматирования больших документов используются как обычные приемы, такие как форматирование символов и абзацев, границы и заливки, так и специальные средства, к которым относятся:

• стили;
• разделы;
• указатели и оглавления;
• ссылки и названия.

Стили

Форматирование каждого символа и абзаца вручную в большом документе крайне неудобно – это утомительно и чревато ошибками. При ручном форматировании легко пропустить какой-либо фрагмент или случайно задать разные параметры для однородного текста. Качество форматирования определяется тем, насколько последовательно и единообразно оно используется в документе.

Следует отметить, что при правильной работе с имеющимися средствами MS Word ручное форматирование текста большого документа должно быть исключением. Оно должно быть заменено использованием стилей.

Стиль - это совокупность параметров форматирования, которому присвоено имя. Применение стиля к некоторому тексту означает, что для него устанавливаются сразу все параметры форматирования, входящие в стиль.

MS Word 2003 предоставляет четыре типа стилей:

• стили символов позволяют установить любые параметры форматирования символов, такие как начертание (полужирное или курсив), малые прописные и т.п.;
• стили абзацев включают параметры форматирования символов и абзаца, а также настройки табуляции, расположение абзаца, границы и заливку;
• стили списков являются частным случаем стилей абзацев и определяют параметры форматирования маркированных. нумерованных и многоуровневых списков;
• стили таблиц определяют такие параметры форматирования различных частей таблицы (заголовка, столбцов, строк и т.д.) как обрамление, заливка и т.д.

По отношению к непосредственному форматированию каждого слова, предложения, абзаца или страницы использование стилей дает следующие преимущества:

• слово или абзац можно форматировать нужным образом, копировать форматирование на другие слова или абзацы, что дает значительную экономию времени форматирования;
• при использовании стилей для форматирования можно быть уверенным, что все выделенные элементы текста или абзацы одного типа будут выглядеть одинаково;
• при изменении стиля изменяется весь выделенный текст и абзацы, на которые наложен данный стиль.

Существует тир способа применения  и изменения стилей, каждый из которых имеет свои достоинства и недостатки.

1. Автоформатирование. Самый быстрый способ форматирования – с помощью команды Формат/Автоформат. При использовании этого метода форматирование выполняется автоматически, без необходимости выбора стилей. Однако свободы выбора стилей при этом значительно меньше, хотя все настройки стилей можно вручную переопределить.
2. Ручное форматирование путем создания, выбора или модификации стилей, доступных в шаблоне, на основе которого создан документ. Это метод, дающий наибольшую свободу при форматировании текста. Однако этот способ отнимает много времени и увеличивает трудоемкость, поскольку приходится выбирать стиль для каждого элемента документа.
3. Выбор нового шаблона с помощью команды Формат/Тема. При использовании этого способа можно увидеть, как документ будет выглядеть в рамках других шаблонов, затем выбрать и применить понравившийся шаблон. Однако этот способ, как и первый, уменьшает свободу выбора.
4. Поскольку применение первого и третьего способов достаточно просто и очевидно, то далее рассмотрим только ручной выбор и настройку стилей.

Создание нового стиля

Для создания новых стилей следует выполнить команду Формат/Стили и форматирование и в открывшемся окне области задач нажать кнопку Создать стиль. На экране появляется окно, в котором задается имя стиля, определяются его форматирующие характеристики и устанавливается взаимосвязь с другими стилями. С помощью команды Формат/Стили и форматирование можно задавать все четыре типа стилей, рассмотренных выше. Стиль, созданный таким образом можно применить к текущему выделенному абзацу или просто добавить в список стилей, созданных для документа или шаблона.