Использование сводных диаграмм в программной среде Microsoft

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №8
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СВОДНЫХ ДИАГРАММ
В ПРОГРАММНОЙ СРЕДЕ MICROSOFT

EXCEL.

1. Цель работы:

• создавать столбчатые диаграммы (гистограммы);
• создавать и видоизменять сводные таблицы;
• создавать и сохранять диаграммы в специальном формате;
• рассчитывать прогноз тенденций (трендов);
• создавать сводные круговые диаграммы.

2. Теория и практика вопроса:

Вы можете непосредственно использовать информацию из вашего рабочего листа для вычисления точных значений, расчета тенденций (трендов) и периодов оборота. Однако в ряде случаев бывает затруднительно визуально оценить данные и понять их значимость, глядя на однообразные и маловыразительные колонки цифр. Воспользовавшись мастером диаграмм Microsoft Excel, вы легко можете создавать Сводные диаграммы на основе данных из сводных таблиц. Вы можете использовать сводную диаграмму для представления информации и отображения соотношений между данными в более доступной для визуального восприятия форме, чем в том виде, в котором информация отображается в сводной таблице.

Обновление диаграммы осуществляется автоматически. Поскольку содержимое сводной диаграммы связано с содержимым исходной сводной таблицы, то при изменении данных соответствующие изменения происходят и в сводной диаграмме. Вы также можете создать сводную диаграмму в собственном, специальном формате и сохранить этот формат для использования его с другими данными.

Сводные диаграммы могут быть встроены (внедрены) в рабочий лист и располагаться рядом с вашими данными, либо быть представленными на отдельном листе диаграммы, который содержит только диаграмму

Другие возможности, например, построение линий тренда, делают представление данных в виде диаграмм еще более полезным. Линии тренда указывают на тенденцию, проявляющуюся для рядов данных, например, для ежемесячных объемов продаж в течение года, что может затем использоваться при составлении прогноза объемов продаж.

В этом уроке вы воспользуетесь сводной диаграммой, чтобы легче интерпретировать данные по доходам компании Impact Public Relations. Это, в свою очередь, позволит вам оценить объемы дополнительных инвестиций и определить перспективы развития компании.

2.1 Использование встроенных диаграмм для
графического представления данных

Чтобы нагляднее представлять объемы доходов компании Impact Public Relations, вы хотите создать диаграмму на основе данных доходов компании по видам рекламы и по каждому менеджеру, работающему с клиентами, за каждый квартал. Вы примете за основу сводную таблицу, содержащую все данные по доходам. Создав встроенную диаграмму, вы модифицируете ее формат, изменив цвет фона и контуров рядов, данных в гистограмме.

3 Контрольный пример.

31. Откройте и сохраните файл

1. В панели задач в нижней части экрана щелкните на кнопке Пуск (Start). Появится стартовое меню.
2. В стартовом меню укажите на Программы (Programs), а затем щелкните на Microsoft Excel. Откроется программа Microsoft Excel.
3. В панели инструментов Стандартная (Standard) щелкните на кнопке Открыть (Open). Появится диалоговое окно Открытие документа (Open).
4. В списке Папка (Look In) выберите жесткий диск «D».
5. В списке папок дважды щелкните на папке Excel, а затем дважды щелкните на папке Лабораторная работа №3.
6.  Дважды щелкните на файле 03A.xls. Откроется рабочая книга 03A.XIS.
7. В меню Файл (File) щелкните на команде Сохранить как (Save As). Появится диалоговое окно Сохранение документа (Save As).
8. В списке Папка (Save In) выберите жесткий диск «D». Дважды щелкните на папке Excel, а затем дважды щелкните на папке со своим кодом. В поле Имя файла (File Name) будет отображено оригинальное имя файла, 03A.xls.
9. Дважды щелкните на поле Имя файла (File Name), а затем введите Сводная диаграмма.
10. Щелкните на кнопке Сохранить (Save).

3.2. Создайте встроенную диаграмму

В этом упражнении вы создадите диаграмму, чтобы представить в графической форме данные по предполагаемому росту доходов от каждого вида рекламы:

реклама на радио, реклама на телевидении и реклама в печати.

1. В рабочей книге Сводная диаграмма выберите лист Начало Урока 3. В рабочем листе будет представлена сводная таблица.
2. Выделите ячейки с D2 по А5, перетащив мышь влево вниз, начиная от ячейки D2 к ячейке А5. Убедитесь, что выделены все заголовки столбцов и кнопка Представитель клиента. Если вы сначала выделите ячейку А2 и начнете перетаскивать мышь с этой ячейки, кнопка Представитель клиента будет перемещаться.
3. В панели инструментов Стандартная (Standard) щелкните на кнопке Копировать (Сору), щелкните на ячейке А9, а затем в меню Правка (Edit) щелкните на команде Специальная вставка (Paste Special). Откроется диалоговое окно Специальная вставка.
4. В разделе Вставить (Paste) выберите Значения (Values) и щелкните на кнопке ОК.
5. В панели инструментов Стандартная дважды щелкните на кнопке Мастер диаграмм (Chart Wizard). Появится диалоговое окно Мастер диаграмм - Шаг 1 из 4 (Chart Wizard - Step 1 of 4).
6. На вкладке Стандартные (Standard Types) в списке Тип (Chart Туре) убедитесь, что выбран тип Еистограмма (Column); в разделе Вид (Chart Sub-type) следует выбрать вариант Обычная гистограмма (Clustered Column) (в верхнем левом углу). Щелкните на кнопке Далее (Next). Появится диалоговое окно Мастер диаграмм - Шаг 2 из 4 - Источник данных диаграммы (Chart Wizard - Step 2 of 4 - Chart Source Data).

Если вы, щелкните на кнопке Мастер диаграмм (Chart Wizard) один раз, мастер диаграмм не откроется, а в вашем рабочем листе появится диаграмма установленного по умолчанию вида.

1. На вкладке Диапазон данных (Data Range) в разделе Ряды в: (Series In) убедитесь, что установлена опция Столбцах (Columns), а затем щелкните на кнопке Далее (Next). Появится диалоговое окно Мастер диаграмм - Шаг 3 из 4 - Параметры диаграммы (Chart Wizard - Step 3 of 4 - Chart Options).
2. На вкладке Заголовки (Titles) щелкните внутри поля Название диаграммы (Chart Title) и введите Доходы по видам рекламы по каждому менеджеру, работающему с клиентами, а затем щелкните на кнопке Далее (Next). Появится диалоговое окно Мастер диаграмм - Шаг 4 из 4 -Размещение диаграммы (Chart Wizard - Step 4 of 4 - Chart Location).
3. Убедитесь, что установлена опция Имеющемся (As Object) и что в соседнем поле отображено Начало Урока 3. Затем щелкните на кнопке Готово (Finish).

В середине рабочего листа появится новая диаграмма.

Ваш рабочий лист должен выглядеть, как показано на