Құжат айналымын автоматтандыру жүйесі

Құжат айналымын автоматтандыру жүйесі, электрондық құжат айналымы жүйесі (ЭҚЖ) — осы ұйымның өз функцияларын орындауын қамтамасыз ету мақсатында иерархиялық ұйымның жұмысын басқару процесін сүйемелдейтін автоматтандырылған көп пайдаланушы жүйе. Бұл жағдайда басқару процесі ұйымның қызметкерлері үшін орындауға қажетті нұсқаулықтары бар адам оқитын құжаттарға сүйенеді деп болжанады.

Автоматтандырылған жүйелердің осы санатын (жұмыс процесінің тұжырымдамасы) бөлу посткеңестік кеңістікке тән, оған жақын жаһандық бағдарламалық жасақтама кластары-жазбаларды басқару жүйесі және ECM жүйесі.

Мазмұны

1 электрондық құжат айналымының негізгі ұғымдары

2 электрондық құжат айналымының негізгі қағидаттары

3 электрондық құжат айналымы жүйелерін жіктеу

4 Ресейдегі электрондық құжат айналымы жүйесінің нарығы

5 нормативтік құжаттар мен стандарттар

6 сондай-ақ қараңыз

7 ескертпелер

Электрондық құжат айналымының негізгі түсініктері

Құжат айналымы-құжаттарды құру немесе алу сәтінен бастап орындау немесе жөнелту аяқталғанға дейін ұйымдағы құжаттардың қозғалысы (ГОСТ Р 7.0.8-2013); құжаттармен жұмыс кешені: қабылдау, тіркеу, тарату, орындалуын бақылау, істерді қалыптастыру, құжаттаманы сақтау және қайта пайдалану, анықтамалық жұмыс.

Электрондық құжат айналымы (ЭДҚ) — "қағазсыз іс жүргізу"тұжырымдамасын іске асыра отырып, электрондық түрде ұсынылған құжаттармен жұмыс істеудің бірыңғай тетігі.

Машинамен оқылатын құжат-ондағы ақпаратты автоматты түрде оқуға жарамды, магниттік, оптикалық және басқа да ақпарат тасығыштарда жазылған құжат.

Электрондық құжат (ЭҚ) — Ақпаратты компьютерлік өңдеу құралдарының көмегімен жасалған, электрондық қолтаңбамен (ЭҮ) қол қоюға және машиналық тасығышта тиісті форматтағы файл түрінде сақтауға болатын құжат.

Электрондық қолтаңба (ЭҮ) - электрондық құжаттардың тұтастығын бақылау және түпнұсқалығын растау мүмкіндігін қамтамасыз ететін ақпаратты қорғау құралы болып табылатын өз қолымен қойылған қолдың баламасы.

Электрондық құжат айналымының негізгі қағидаттары

Құжатты бірегей сәйкестендіруге мүмкіндік беретін құжатты бір реттік тіркеу.

Құжаттардың қозғалыс уақытын қысқартуға және олардың орындалу жеделдігін арттыруға мүмкіндік беретін операцияларды қатар орындау мүмкіндігі

Құжаттың (процестің) өмір сүру уақытының әрбір сәтінде құжаттың (міндеттің) орындалуына жауапты адамды сәйкестендіруге мүмкіндік беретін құжат қозғалысының үздіксіздігі.

Құжаттардың қайталану мүмкіндігін болдырмауға мүмкіндік беретін құжаттамалық ақпараттың бірыңғай (немесе келісілген таратылған) базасы.

Құжатты табуға мүмкіндік беретін, ол туралы минималды ақпараты бар құжатты іздеудің тиімді ұйымдастырылған жүйесі.

Құжаттардың әртүрлі мәртебелері мен атрибуттары бойынша дамыған есептілік жүйесі, бұл құжат айналымы процестері бойынша құжаттардың қозғалысын бақылауға және есептердің деректеріне негізделген басқарушылық шешімдер қабылдауға мүмкіндік береді.

Электрондық құжат айналымы жүйелерінің сыныптамасы

Әмбебап" қорап " ЭҚЖ:

стандартты функциялар жиынтығы;

нақты ұйымның қажеттіліктеріне толық сәйкестіктің мүмкін еместігі;

сатып алуға және орнатуға төмен уақыт шығындары;

салыстырмалы түрде төмен құны;

енгізілетін әрбір жұмыс орнына лицензия алу қажеттілігі.

Жеке әзірленетін ЭҚЖ:

барынша дербестендірілген жүйе;

үлкен уақыт шығындары;

дамудың жоғары құны;

ілеспе шығындар: қызметкерлерді оқытуға, жаңа жабдықтар мен бағдарламалық қамтамасыз етуді сатып алуға арналған шығындар.

Аралас ЭҚЖ:

қажетті қосымша модульдер әзірленетін базалық платформа;