Системи колективноi роботи з документами: функцii, особливостi, порiвняльна характеристика

МІНІСТЕРСТВО КУЛЬТУРИ УКРАЇНИ[pic 1]

ХАРКІВСЬКА ДЕРЖАВНА АКАДЕМІЯ КУЛЬТУРИ

Кафедра інформаційних технологій

«СИСТЕМИ КОЛЕКТИВНОЇ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ (GROUPWARE): ФУНКЦІЇ, ОСОБЛИВОСТІ, ПОРІВНЯЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА»

Курсова робота з дисципліни:

«Електронний документообіг»

Виконала:

студентка факультету СК,

напряму: ДІД 2 курсу

Коляда В. І.

Перевірила:

к.т.н., доцент Білова Т. Г.

Харків - 2016

ЗМІСТ

ВСТУП        3

РОЗДІЛ 1 ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДЛЯ КОЛЕКТИВНОЇ РОБОТИ НАД ДОКУМЕНТАМИ        5

1.1. Основні принципи побудови систем groupware        5

1.2. Компоненти groupware        9

РОЗДІЛ 2 СИСТЕМИ GROUPWARE        13

2.1. Система Lotus Notes        13

2.2 Основні можливості Microsoft Outlook        17

2.3 Novell GroupWise: загальна характеристика        20

2.4 Порівняльна характеристика groupware-систем        23

ВИСНОВОК        25

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ        26

ВСТУП

Актуальність теми. Сучасні компанії відчувають на собі вплив зростаючого інформаційного потоку. У компанію весь час надходить інформація за телефонами, та за допомогою електронної пошти, через інтернет-месенджери та інше. В результаті кількість інформації швидко наростає, що стимулює пошук нових рішень з управління та систематизації даних.

З розповсюдженням Інтернету кардинально змінилося поняття робочого колективу. Люди, що живуть в різних країнах і працюють в різних організаціях, можуть брати участь в спільній розробці проектів чи опрацюванні одних і тих же документів. У таких випадках для організації документообігу між учасниками проекту необхідно організувати віртуальний офіс, де будуть зберігатися документи для спільного використання.

В останні кілька років з'явилися спеціалізовані інформаційні системи управління − groupware. Це − програмне забезпечення для організації ефективної взаємодії співробітників усередині компанії та ефективної роботи з філіями компанії і її клієнтами по всьому світу. Вони можуть використовуватися як в локальних, так і в глобальних мережах.

Використання Groupware дозволяє значно знизити паперові проблеми, підняти продуктивність праці співробітників і знизити витрати, що дозволяє підвищити ефективність і конкурентоспроможність компанії.

Об′єкт дослідження − електронний документообіг.

Предмет дослідження − системи колективної роботи з документами.

Метою дослідження є вивчення функціональних можливостей groupware-систем для прийняття оптимального рішення щодо вибору програмного продукту.

Завдання дослідження:

• встановлення основних принципів побудови систем groupware;
• визначення компонентів groupware;
• аналіз системи Lotus Notes;
• вивчення основних можливостей Microsoft Outlook;
• дослідження Novell Groupwise;
• порівняння groupware-систем.

Аналогічні аспекти питання розглянуто в численних джерелах. Наприклад, аналіз технології groupware описано в джерелах [1], [2], [6] та [11]. Дослідженню функціональних можливостей системи Lotus Notes присвячено роботи [3], [4] та [9]. У джерелах [5] та [10] детально описано структуру та функції програми Microsoft Outlook. У роботі [7] проаналізовано можливості, що надає Novell Groupwise, а джерело [8] присвячено вивченню основних переваг цієї системи.