Оформление реквизитов документов, бланков

1. Оформление реквизитов документов

При оформлении документов используется следующий состав реквизитов:

1 – Государственный герб Республики Беларусь;

Помещают на бланках документов государственных органов и иных государственных организаций. Диаметр изображения – не более 17 мм и располагается в центре верхнего поля.

2 – эмблема организации или товарный знак;

Эмблема организации или товарный знак, помещают (по усмотрению организации) на бланках на левом поле, если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь. Организация негосударственной формы собственности помещает эмблему на верхнем поле бланка.

3 – код организации;

Код организации проставляют на верхнем поле документа справа.

4 – код документа;

Код документа проставляют на верхнем поле документа ниже кода организации.

5 – наименование вышестоящей организации;

При наличии вышестоящей организации указывается ее полное официальное наименование.

6 – наименование организации;

Наименование организации указывается в соответствии с уставом, положением о ней.

7 – наименование структурного подразделения;

Наименование структурного подразделения указывается на документе в том случае, если документ составляется от имени этого подразделения.

8 – почтовый адрес отправителя;

Оформляется в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи.

9 – коммуникационные и коммерческие данные;

Коммуникационные данные помещаются ниже почтового адреса отправителя. Коммерческие данные включают номер расчетного счета, наименование банка и так далее и располагаются ниже коммуникационных данных.

10 – название вида документа;

Определяется его назначением и должно соответствовать компетенции организации, содержанию документируемого управленческого действия, а также табелю. Печатается прописными буквами без разрядки.

11 – дата;

Датой документа является дата его подписания или события, зафиксированного в документе. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами.

12 – регистрационный индекс;

Состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями.

13 – ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

Располагается на бланке для писем и включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.

14 – место составления или издания;

Располагается под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс». Не на всех документах этот реквизит проставляется, но в качестве наглядного примера можно привести те же приказы руководителя организации.

15 – гриф ограничения доступа;

Располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».

16 – адресат;

Адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, конкретные должностные лица, граждане, в том числе индивидуальные предприниматели. Что касается почтового адреса, то он, как правило, указывается только на конверте. Почтовый адрес входит в состав реквизита «Адресат» при адресовании документа разовому корреспонденту.

17 – гриф утверждения;

Проставляется в правом верхнем углу документа. Слова «УТВЕРЖДАЮ»