Методика разработки и использования электронных шаблонов документов

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ        3

1. ЭЛЕКТРОННЫЕ ШАБЛОНЫ ДОКУМЕНТОВ        4

1.1. Понятие и значение электронных шаблонов документов        4

1.2.  Технология создания шаблонов в MS Word        5

1.3.Технология создания шаблона в системе электронного документооборота        7

2.АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ШАБЛОНАМИ ДОКУМЕНТОВ        14

2.1. Создание документа в MS Word        14

2.2.Создание шаблона документа в системе электронного документооборота        17

ЗАКЛЮЧЕНИЕ        24

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ ИНФОРМАЦИИ        26

ВВЕДЕНИЕ

Шаблоны - это обычные документы, но содержащие рекомендуемые разделы или обязательный текст, а также элементы управления содержимым, такие как стандартный раскрывающийся список или специальная эмблема.
В настоящее время применение электронных шаблонов документов является неотъемлемой частью в каждой организации.

Актуальность данной темы обусловлена тем, что разработка и использование электронных шаблонов документов позволяет сэкономить время на написание документов и автоматизировать процесс документирования.

Цель курсовой работы является проведение сравнительного анализа создания шаблона документа в текстовом редакторе и в системе электронного документооборота.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Изучить создание шаблона документа в текстовом редакторе Word

2. Рассмотреть создание шаблона документа в 1С:Документооборот

3. Выявить наиболее целесообразный способ создания шаблона

Объектом исследования выступает электронные шаблоны документов. Предмет исследования – создание шаблонов документов в различных программных средствах.

Курсовая работа написана при использовании литературы в области информационных технологий, а также были использованы материалы сети Интернет.

Курсовая работа состоит из двух глав. Первая глава посвящена рассмотрению особенностей создания шаблонов электронных документов в программных средствах. Вторая глава содержит процесс автоматизации создания шаблона.

1. ЭЛЕКТРОННЫЕ ШАБЛОНЫ ДОКУМЕНТОВ

1.1. Понятие и значение электронных шаблонов документов

Шаблон - это матрица, способная к неограниченному воспроизводству клонов - документов. Документы, созданные по шаблону, наследуют все его признаки форматирования, стили, планировку страниц, внедренные объекты и многое другое. Кроме того, они сохраняют связь с родительским объектом после завершения разработки и даже после публикации^[1].

 Параметры, хранимые в шаблонах, определяют свойства нового документа, созданного на основе данного шаблона. Использование шаблонов документов автоматизирует создание и форматирование текстов, имеющих сходную структуру.  Шаблон является основой для других документов, а сам остаётся неизменным.

При создании нового документа по шаблону вы начинаете работу не
«с чистого листа», а с копии шаблона. Например, если есть готовый шаблон для приказов руководства компании, то при создании нового приказа его заголовок, изображение логотипа и подпись директора уже находятся на своих местах. Остаётся лишь ввести номер и содержание приказа. Причём для всех частей текста приказа в шаблоне предусмотрены готовые стили. Поэтому оформление всех приказов остаётся единообразным.

Шаблон может использоваться:

• в процессе. Тогда там могут быть использованы контекстные переменные процесса;
• при создании документа. В таком случае в шаблоне могут быть вписаны атрибуты документа, то есть, его контекстные переменные;
• в мониторинге файловых каталогов. В настройке мониторинга файловых каталогов указывается один из шаблонов документов. При этом создаваемые системой документы будут содержать импортированный из каталога файл и иметь значения реквизитов, перенесенных из шаблона;
• сканирование файлов. После окончания сканирования будет создан документ, содержащий изображение, полученное с WIA-совместимого сканера и иметь значения реквизитов, перенесенных из шаблона.

Существует два наиболее распространенных способа создания шаблонов электронных документов:

1. В текстовом редакторе

2. В системе электронного документооборота.

1.2.  Технология создания шаблонов в MS Word

Шаблоны Word позволяют сэкономить время на написание документов. Один раз создав шаблон по какой - либо статичной форме, и указав определенные поля для заполнения, в дальнейшем вам придётся лишь вводить переменные данные, а постоянные - будут созданы автоматически, будь то текст, таблица, объект или что-либо другое.