Внедрение СЭД в организации, на примере Администрации города

Внедрение СЭД в организации, на примере Администрации города

В рамках реализации задач целевой программы определена следующая цель внедрения СЭД −повышение эффективности деятельности Администрации города за счет совершенствования делопроизводства, в том числе за счет оптимизации и ускорения процедур работы с организационно-распорядительными документами, обеспечения доступности и сохранности документов.

Определяются следующие задачи проекта:

− повышение качества и оперативности работы с документами;

− снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов на документационное обеспечение управления;

− объединение в единый делопроизводственный цикл всех органов Администрации города Екатеринбурга, включая территориально удаленные;

− постепенный переход к электронному (безбумажному) документообороту.

Требования к системе документационного обеспечения управления.

Система должна автоматизировать весь комплекс работ с документами, а именно:

− документирование,

− документооборот,

− исполнение и контроль исполнения документов,

− хранение документов.

Для выполнения поставленных задач определяются шесть основных направлений работы, они представлены на слайде.

При выборе программного продукта особое внимание уделяется таким системам, в которых будут реализованы все требования к работе с документами.

В то же время система должна была обладать достаточным запасом возможностей «на вырост» в части реализации  электронного межведомственного взаимодействия и оказания услуг населению.

Мы выбрали СЭД DocsVision. 

Все присутствующие согласятся с тем, что важнейшей составляющей успешного проекта является вовлеченность руководства организации в процесс внедрения. Наша практика это подтверждает.

Вся работа по внедрению С ДОУ DocsVision в Администрацию города осуществляется в соответствии с приказами первого заместителя Главы и ежегодными планами мероприятий, утвержденными первым заместителем Главы администрации.

Должна быть выбрана стратегия поэтапного внедрения отдельных подсистем С ДОУ DocsVision. Каждая подсистема должна автоматизировать процессы работы с документами определенных групп (документопотоков), которые  типичны для всех органов власти.

− «Входящие документы»,

− «Исходящие документы»,

− «Внутренние документы» (служебные и докладные записки, справки, поручения, заявки, доверенности, акты и др.),

− «Правовые акты Администрации и должностных лиц Администрации»,

− «Документы коллегиальных органов Администрации»,

− «Обращения граждан».

При внедрении каждой подсистемы используется стандартный алгоритм, представленный на слайде:

− обследование бумажного документооборота;

− разработка процессов;

− проверка работы процессов подсистемы;

− тестирование подсистемы на базе пилотной группы;

− доработка  по результатам тестирования;