Автоматизация работы с документами в ФГБОУ во "Сыктывкарский государственный университет имени Питирима Сорокина"

Паль Виктория Ивановна

АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ФГБОУ ВО «СЫКТЫВКАРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМЕНИ ПИТИРИМА СОРОКИНА»

Для повышения эффективности и качества управления в организации необходимо уделять пристальное внимание совершенствованию работы с документами. В федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Сыктывкарский государственный университет имени Питирима Сорокина» эту цель преследует отдел управления документацией управления кадрового и документационного обеспечения^[1].

С 2014 года в университете успешно реализовывается информационная система «1С-Документооборот ПРОФ». Основными целями внедрения автоматизированной системы документооборота в университете можно считать: обеспечение доступности информации для эффективной работы всех структурных подразделений, снижение издержек времени на перемещение внутренних документов, а также контроль и мониторинг исполнения документов и поручней ректора. Система позволяет устанавливать, как типовые сроки исполнения документов, например, для обращений граждан, так и индивидуальные, например, обозначенные к тексте резолюции. Контроль за сроками исполнения документов осуществляет отдел управления документацией. Добавим, что система позволяет формировать сводку об исполнительской дисциплине (документ, учитывающий адресатов, сроки исполнения и ответственных), результаты исполнения которой представляются на рассмотрение ректору.

Информационная система предназначена для регистрации, учета и хранения скан-копий оригиналов входящих, исходящих и внутренних документов. Регистрация в информационной системе включает в себя «присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-контрольную карточку»^[2]. Отметим, что регистрация документов в университете происходит децентрализовано.

В настоящее время информационная система в университете позволяет осуществлять весь цикл работы с документами: создавать, пересылать, редактировать, знакомить, согласовывать, создавать поручения по документам, контролировать их исполнение, подписывать (с помощью электронной подписи), регистрировать, хранить в течение заданного периода времени и др.