Личное дело сотрудника Нижневартовского государственного университета как совокупность документов

А.А. Асевова

Научный руководитель – канд. Ист. Наук, доцент  А.В. Савельева

Нижневартовск, Нижневартовский государственный университет

ЛИЧНОЕ ДЕЛО СОТРУДНИКА

НИЖНЕВАРТОВСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА

КАК СОВОКУПНОСТЬ ДОКУМЕНТОВ

Аннотация. В данной статье раскрывается представление о личном деле работника, которое представляет собой совокупность документов, наиболее полно отражающих сведения о работнике и его трудовой деятельности. При принятии на работу в вуз на каждого сотрудника заводится личное дело, которое ведётся до увольнения работника и в дальнейшем передаётся на хранение в архив. Формирование, хранение и использование личного дела сотрудника - ответственная работа кадровых подразделений с персональными данными.

Ключевые слова. Личное дело, формирование дела, хранение, документы, сотрудник, обложка дела.

Личное дело сотрудника – это сгруппированная и оформленная в соответствии с установленным порядком и правилами совокупность документов, содержащих личную информацию о человеке.  Другими словами – это досье работника.  Само слово «личное» подразумевает конфиденциальное, а значит закрытое от «посторонних глаз». Следовательно, формирование, использование и хранение личных дел имеет особый порядок. Личные дела в обязательном порядке создаются на гражданских служащих, в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 года № 79–ФЗ, остальные учреждения и организации могут вести их на своё усмотрение. Тем не менее, личные дела ведутся практически повсеместно, поскольку само наличие личного дела во многом упрощает своевременный доступ к необходимой информации и упрощает систематизацию всех данных о трудовой деятельности сотрудника.

Все личные дела содержат персональные данные работника. Напомним, что под персональными данными понимается любая информация, относящаяся прямо или косвенно определенному, или определяемому физическому лицу. Работодатель обязан соблюдать все требования по защите персональных данных, предусмотренные главой 14 ТК РФ и Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ [3].

Сроки хранения личных дел после увольнения сотрудника регламентированы статьей 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ,( Об архивном деле в Российской Федерации) в которой обозначено, что срок хранения может составлять как 50 лет (если личное дело создано после 2003 года), так и 75 лет (если создано до 2003 года).

Личное дело начинает формироваться с момента приёма на работу человека и вуз в этом отношении не исключение. Гражданин считается сотрудником с момента издания приказа о приёме на работу именно с этого момента и начинает формироваться его дело. Отдельного положения по формированию и хранению личных дел в Университете нет, поэтому при формировании ЛД сотрудники опираются на ТК РФ, № 152–ФЗ (О персональных данных) № 125–ФЗ (Об архивном деле) , а также на положение об обработке и защите персональных данных в НВГУ утвержденное 31 марта 2016 года на основании решения Ученого совета.

Так, после проведения анализа ведения личных дел, можно выделить несколько документов, благодаря которым и начинается формироваться дело:

1) копия паспорта;

2) документ об образовании (аттестат, свидетельство);

3) справка о наличии (отсутствии) судимости;

4) договор;

5) приказ о приеме на работу.

6) согласие на обработку персональных данных

На протяжении всего рабочего периода личное дело дополняется различными документами, например, если у сотрудника изменилось семейное положение, то сдаются копии свидетельств о браке и смене фамилии, иногда и свидетельства о рождении детей. В соответствии с законодательством Российской Федерации, а именно ФЗ «О персональных данных», из свидетельства о рождении ребёнка (после совершеннолетия уничтожается) или заключения о браке замазывается строка национальность, потому что данная информация относится к специальной категории персональных данных и обработка таких сведений несовместима с целями сбора персональных данных. Мужчины, отдавшие в армии долг Отчизне и год жизни, предоставляют копию военного билета.  Документы хранятся и подшиваются в хронологической последовательности.