Электрондық құжаттарды басқару

Электрондық құжаттарды басқару

Электрондық құжаттардың типологиясы. «Электрондық құжат» ұғымының пайда болуы олардың өмірлік циклінің барлық кезеңдері – құрылуынан жойылуына дейінгі немесе электронды түрде мұрағатқа жіберу, құжаттарды анықтауға мүмкіндік беретін терминдегі пайда болған сұраныспен байланысты болуына қарамастан, бұл термин тек қана ақпараттық объектілерді анықтау үшін ғана емес, сондай-ақ дәстүрлі тасымалдаушыларда сканерленген немесе цифрландырылған және электронды форматқа аударылатын құжаттар көшірмелері үшін қолданылғаны анық (әлі де қолданыста).

Электрондық құжаттардың жіктелуіне бірінші болып мұрағатшылар жүгінді. ХХ-ХХІ ғ.ғ. мұрағаттың электронды құжаттары үшін жіктеу схемалары ұсынылған немесе мұрағатта электронды құжаттардың жекелеген түрлерімен жұмыс ерекшеліктері қарастырылған бірқатар жұмыстар қаралды. Біраз уақыттан кейін осы мәселеге әртүрлі электрондық құжаттарды басқару ерекшеліктерін ескере отырып, электрондық құжат айналымы саласындағы сарапшылар қосылды. Электрондық құжатпен жұмыс істеудің әр түрлі мәселелерін қарастыруға мүмкіндік беретін алғашқы жалпы теориялық жұмыс 2005 жылғы М.В. Ларин мен О.Н Рысковтың «Басқарудағы электрондық құжаттар» жұмысы болды. «Электронды құжат» терминін шетелдік және ресейлік тәжірибеде пайдалану авторларға электронды құжаттар ретінде ақпараттық нысандардың келесі санаттарын жіктеуге мүмкіндік берді:

- өмірлік циклы тек электрондық ортада орын алатын нақты электронды құжаттар;

- құжаттардың электронды (цифрлық) көшірмелері қағаз түрінде және басқа да бұқаралық ақпарат құралдарында;

- дерекқорлар (тізілімдер, тізімдер, кадастрлар және т.б.);

- веб-құжаттар.

Осы сыныптамаларды салудың негізі электрондық құжат деректер нысанының белгілеу негізінен электрондық құжаттармен жұмыс істеу үшін шетелдік тәжірибе мен халықаралық кеңестің мұрағаттар ұсынымдар зерттеу екенін атап өткен жөн. Шет елдердің нормативтік актілерді, құжаттарды басқару саласына әлеуметтік желілерде,сайттарда ақпаратты сақтау қажеттігін ұсынатын, қағаз жазба тізімдері, картотекалар мен кітаптарды қамтитын дерекқорлар мен электрондық пошта хабарламаларын басқаруды қосу ұсынылды.

Сонымен қатар, жоғарыда аталған ақпараттық объектілердің электронды құжаттары ретінде «құжатты» анықтамаға сәйкестендіруге мүмкіндік беретін егжей-тегжейлі мәліметтермен, сондай-ақ ресейлік құжаттамада пайдаланылған «мұрағаттық құжат» түсінігі ретінде жазылған ақпаратқа сәйкес келеді.

Осылайша, Ресейде осы ғасырдың басында халықаралық тәжірибені зерделеуге негізделген электрондық құжат айналымы мен мұрағаттау көлемдеріне сәйкес жіктелу жасалды, ол бүкіл өмірлік циклі электрондық ортада тұрған құжаттар ғана емес, сондай-ақ электрондық дәстүрлі бұқаралық ақпарат құралдарында құжаттардың көшірмелері, оларды жинақтарға айналдыру жағдайында күрделі электрондық құжат ретінде қарастыруға болатын дерекқорлар,мысалы, біріктіру көздері- ұйым веб сайттары. Қазіргі уақытта электронды құжаттардың жіктелуіне осындай тәсілдер сақталды. Дегенмен құжаттармен жұмыс жүргізуді ұйымдастыру саласындағы жаңа нормативтік құжаттардың қабылдануы жоғарыда аталған ақпараттық объектілерден электронды құжаттар топтарын неғұрлым дәл сәйкестендіруді талап етті.