Принципы и критерии экспертизы ценности документов

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

Контрольная работа по программе «АРХИВОВЕДЕНИЕ» (раздел 2)
по теме:

«Принципы и критерии экспертизы ценности документов»

Слушателя заочного годичного курса
профессиональной переподготовки:

Москва

2016

Оглавление

1. Задачи экспертизы ценности документов        3

2. Критерии экспертизы ценности документов        3

3. Экспертно-проверочные комиссии        8

4. Функции и полномочия экспертных комиссий        11

Использованные источники и литература.        17

1. Задачи экспертизы ценности документов

В течение делопроизводственного года в организации создается большое количество документов. Часть них подлежит передаче на государственное хранение, как имеющих научную, историческую, экономическую и иную ценность, а остальные - хранятся в архиве организации и по истечении срока хранения могут быть уничтожены.

Основы методики экспертизы начали закладываться еще в XIV— XVIII вв. Более сильное развитие экспертиза ценности документов получила в XIX в., а окончательно сформировалась уже в XX в.

Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов. Однако эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Поэтому не проводится экспертиза ценности документов, например, 1920-х гг. по перечням 1990-х гг.

Первая задача экспертизы ценности документов – это полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны, так как в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных архивах.

Вторая задача — это определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение определенного периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

•        для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет или 50 лет);

•        для временного хранения.

Третья задача — это обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

Четвертая задача — это отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

2. Критерии экспертизы ценности документов

Критерии экспертизы ценности документов — это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов. Эти критерии применяются при определении организаций - источников комплектования государственных архивов, при определении документов на постоянное хранение в государственные архивы.

Эти критерии могут быть поделены на 3 большие группы:

1•        Критерии происхождения документов.

2 •        Критерии содержания документов.

3.•        Критерии внешних особенностей документов.

К группе критериев происхождения документов относятся:

•        значение учреждения или лица в жизни общества;

•        значимость событий (явлений, предмета), отраженных в документах;

•        время и место создания документов.

На основе критерия значения учреждения в жизни общества определяются группы учреждений, от которых документы поступают либо на государственное хранение в полном объеме (имеется в виду ценная документация этих учреждений), либо выборочно (при этом решаются вопросы о формах выборочного приема), либо вообще не поступают на государственное хранение. При этом учитывают значение деятельности учреждения для развития отрасли, его место в ведомственной системе.