Экспертиза ценности документов

(семинар)Архивное дело в суде26.02.2022г

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.

Целью проведения экспертизы ценности документов является:

• Отбор документов постоянного и временного хранения для передачи на государственное хранение;
• Отбор документов с временными сроками хранения с пометкой «до минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
• Выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли.

Экспертиза ценности документов проводится:

• При составлении номенклатуры дел;
• В процессе формирования дел при проверке правильности отнесения документов к делам;
• При подготовке дел к передаче в архивное хранилище.

Первым этапом, обеспечивающим выполнение комплектование архива является проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве – это изучение документов на основании критериев их ценности:

• Критерия происхождения;
• Критерии содержания;
• Критерии внешних особенностей документа.

Экспертиза ценности документов проводится на основании ФЗ от 22.10.2004г. №125 «Об архивном деле в РФ».

Дела и другие документы поступают в архив суда независимо от видов носителей и способов записи после проведения экспертизы ценности.

Экспертиза ценности документов суда проводится:

1. В делопроизводстве при подготовке дел к передаче в архив;
2. В архиве суда в процессе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно до проведения экспертизы уничтожение документов запрещается. Также запрещается проведение экспертизы только по заголовкам дел без просмотра самих документов.

В целях организации и проведения экспертизы создается постоянно действующая комиссия. Создается по указанию председателя суда и действует на основании положения, утвержденного приказом Федерального архивного агенства от 11 апреля 2018г. №43.

В состав экспертной комиссии входят председатель суда (или его заместитель), секретарь (работник суда, ответственный за работу архива), работники отдела делопроизводства.

Функции экспертной комиссии суда:

1. Организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
2. Рассматривают и принимают решение о согласовании описи для постоянного и временного хранения по личному составу; Согласование номенклатуры дел; Согласование актов к уничтожению дел не подлежащих хранению; Согласование актов об утрате документов;
3. Обеспечивает согласно архиву суда представление на согласование описи дел по личному составу и по номенклатуре;
4. Совместно с архивом суда и отделом делопроизводства а также кадровой службой организовывают для работников суда консультации по вопросам работы с документами;
5. Проведение заседаний экспертной комиссии суда проводится по мере необходимости, но не менее 2-х раз в год;
6. Вынесенное решение на заседании экспертной комиссии суда считаются правомочными, если приняты более половиной её состава.

По результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях суда составляются описи дел структурных подразделений:

• Постоянного срока хранения;
• Временного срока хранения;
• По личному составу.

Отбор электронных документов на хранение также осуществляется по результатам экспертизы экспертной комиссией суда.

Работники архива суда совместно с работниками информационного отдела суда определяют перечень, который подлежит экспертизе. В рамках этого перечня проводится отбор электронных документов на постоянное и временное хранение. Перечень также утверждается экспертной комиссией.