Анализ уровня организации архивных фондов и архивных документов

Введение

Архивы и сохраняемые ими архивные документы – неотъемлемая и важнейшая часть культурной памяти общества, культурного наследия человечества. Архивные документы – бесценное хранилище информации о прошлом – для настоящего и будущего: они хранят ответы на многие вопросы историков и современников – даже на те, что еще не были им заданы исследователями [1].

Знание юридических норм, организационных и методических аспектов организации хранения документов в современных условиях, безусловно, необходимо для руководителей юридических лиц и их специализированных структур, отвечающих за работу с документами и организацию их дальнейшего хранения, которые зачастую не располагают соответствующей информацией и не имеют опыта для решения данных проблем [1].

Актуальность данной выпускной квалификационной работы (далее по тексту – ВКР) заключается в том, что архив организации, если он правильно организован, становится ее существенным информационным ресурсом, принимающим активное участие во всех сферах ее деятельности.

В архиве юридического лица хранятся не исторические документы, а документы, работа с которыми, как правило, завершена в текущем делопроизводстве. Архивные документы позволяют провести ретроспективный, комплексный анализ деятельности юридического лица по всем направлениям. Именно поэтому правильно организованный архив может и должен стать информационным центром, выполняющим свою самостоятельную функцию.

Цель работы заключается в изучении научных основ организации архивных фондов и архивных документов и разработке рекомендаций по совершенствованию организации архивного фонда в Обществе с ограниченной ответственностью «Триумф» (далее по тексту – ООО «Триумф»).

Для выполнения цели были поставлены следующие задачи:

• дать понятие архивного фонда, архивных документов, предоставить классификацию уровней организации архивных фондов и архивных документов;
• изучить научные основы фондирования документов;
• проанализировать работу архивного фонда в Обществе с ограниченной ответственностью «Триумф», выявить недостатки;
• разработать рекомендации по совершенствованию работы архивного фонда.

Предметом работы выступает организация архивного фонда и архивных документов в Обществе с ограниченной ответственностью «Триумф».

Объектом исследования являются архивные фонды и архивные документы.

1 Теоретические основы организации уровней архивных фондов и архивных документов

1.1  Нормативно-правовая база, регламентирующая организацию уровней архивных фондов и архивных документов

22 октября 2004 года вступил в силу Федеральный закон "Об архивном деле" № 125-ФЗ [4], регулирующий отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства [4].

Данный Федеральный закон закрепляет понятия: архивное дело; архивный документ; документы по личному составу; документ Архивного фонда Российской Федерации; особо ценный документ; уникальный документ; архивный фонд; Архивный фонд Российской Федерации; архив; государственный архив; муниципальный архив; постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации; временное хранение архивных документов; временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации; депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации; экспертиза ценности документов; упорядочение архивных документов; владелец архивных документов; пользователь архивными документами [13].