Документооборот в системе принятия и исполнения государственных решений

СОДЕРЖАНИЕ

1. ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ЕГО ОРГАНИЗАЦИЯ        3

2. ПРИМЕР ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ        6

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ        7

1. ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ЕГО ОРГАНИЗАЦИЯ

Согласно теоретическим источникам документооборот обозначает движение документов, их распределение по исполнителям, сокращение инстанций прохождения, что в совокупности ускоряет работу организации. Если для малых предприятий данный процесс, как оформление, регистрация, передача документов и др. не так заметен, то у крупных фирм способность сократить время прохождения документов значительно сказывается на итоговых показателях предприятия.

В целом можно отметить, что документооборот важен для организации любой формы и любого размера. В теории делопроизводства документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управление. На него ложится такая важная задача, как обеспечение наиболее быстрого преодоления всех ворот бюрократической цепочки – от регистрации, до направления исполнителю и принятию управленческого решения.

Грамотное применение документооборота в повседневной практики подразумевает достижение нескольких ключевых задач:

- наименее затратного по времени и прочим ресурсам способа прохождения документа всех инстанций;

- наиболее возможное и допустимое сокращение пути документа, в том числе по возможности исключить случаи с задержкой и возвратом документа;

- достижение единообразия в процессе обработки основных, шаблонных, типовых видов документов, повседневно используемых в организации.

Основой любого документооборота является документ, при этом внутри организации возможно могут быть приняты различные правила, которые описывают методику формирования документооборота организации вне зависимости от того, о какой его разновидности идет речь – о документообороте привычном, так сказать, выполняемом на бумажном носителе, либо же электронном, что достаточно распространенное явление в наши дни.

Документооборот предусматривает несколько основных терминов, которые встречаются повсеместно в организациях.

Входящая документация – поступившие в учреждение.  Это могут быть различные письма, обращения, или запросы от вышестоящего руководства, надзорных органов или т.д. Как правило при поступлении документ обязательно регистрируется, получает свой индивидуальный номер и дату дня поступления. Причем имеется правило, согласно которому каждый входящий документ должен становиться причиной принятия исходящего документа в сроки, установленные нормативными документами организации.

Исходящая документация имеет прямо противоположную роль – это документы, которые направятся другим организациям, учреждениям и физическим лицам. Чаще всего это как раз таки ответы на направленную ранее входящую корреспонденцию. Однако может быть и обратный порядок, когда исходящий документ служит запросом и на него последует ответ входящем письмом.

Третий тип – внутренняя документация. Это разновидность документов, которые перемещаются исключительно внутри самой организации в соответствиями с утвержденными правилами. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации.

В рамках дисциплины принятия и исполнения управленческих решений можно отметить, что распоряжения, которыми руководство дает задания подчиненным, если они происходят в письменном виде, также относится к внутренней документации. В таком случае, как правило, исполнение распоряжения сопровождается соответствующим отчетом, в котором оформляются результаты исполненного решения тем отделом или сотрудником, которым было поручено.

В целом документацию можно отнести к следующим категориям (таб. 1):

Таблица 1. Категории документов в документообороте