Создание структуры таблиц в MS ACCESS

Лабораторная работа 1.

Создание структуры таблиц в MS ACCESS.

Цель работы - ознакомление с процессом создания структуры таблиц в ACCESS, со свойствами полей и таблиц, а также понятиями ключа, индекса и способами их создания; получение практических навыков по созданию структуры таблиц.

1. СПОСОБЫ СОЗДАНИЯ БАЗЫ ДАННЫХ.

ACCESS является системой управления реляционных баз данных (БД). В таких БД данные хранятся в таблицах, между которыми установлены отношения, что позволяет повысить эффективность обработки и уменьшить дублирование данных.

Сведения, относящиеся к различным вопросам, хранятся в отдельных таблицах.

Таблица - объект БД, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов).

При создании БД создается один файл БД, содержащий не только данные, но и описание структуры таблиц, запросов, форм, отчетов и других объектов БД. Стандартное расширение файла БД ACCESS - .mdb.

При создании новой или открытии существующей БД появляется окно БД (“Имя_базы_данных: база данных”). Это окно содержит вкладки “Таблицы”, “Запросы”, “Формы”, “Отчеты”, “Макросы”, “Модули”, предназначенные для вывода списка существующих объектов данного типа в текущей БД. Окно БД имеет также кнопки, позволяющие работать с объектами соответствующего типа (Открыть, Конструктор, Создать).

При открытии окна БД по умолчанию выводится панель инструментов “База данных”, кнопки которой позволяют ускорить выполнение многих обычных действий и часто служат альтернативой команд меню. Эта же панель инструментов выводится при запуске ACCESS , но большинство кнопок недоступно до открытия БД.

ACCESS поддерживает 2 способа создания БД:

• создание пустой БД с последующим добавлением в нее объектов БД (таблиц, форм, отчетов и т.д.);
• создание БД определенного типа со всеми необходимыми объектами с помощью мастера БД.

Мастер БД создает новую БД на основе выбираемого пользователем шаблона. При этом создается кнопочная форма, помогающая перемещаться по БД. На ней помещаются кнопки, при нажатии которых открываются формы или отчеты (или открываются другие кнопочные формы), а также осуществляется выход из ACCESS  или изменяется сама кнопочная форма.

Задание: Создать БД с помощью мастера БД, выбрав шаблон по указанию преподавателя.

Опробовать работу кнопочной формы созданной  БД.

Перейти в окно БД и ознакомиться с объектами созданной  БД.

Создание пустой БД выполняется с помощью команды Создать базу данных из меню Файл или путем нажатия соответствующей кнопки на панели инструментов “База данных”. После создания путой БД пользователь должен самостоятельно создать все объекты этой БД.

Задание: Создать пустую БД.

Независимо от способа создания БД имеется возможность в любое время изменить и расширить созданную БД.

2. СОЗДАНИЕ И КОРРЕКТИРОВКА СТРУКТУРЫ ТАБЛИЦ.

Создание таблицы заключается в определении ее структуры, т.е. полей, входящих в таблицу. Для каждого поля как минимум должно быть определено его имя и тип данных, которые будут храниться в этом поле.

ACCESS  позволяет несколькими способами создать таблицу:

• с помощью мастера таблиц;
• путем ввода данных в таблицу;
• в режиме конструктора таблиц.

Выбор способа создания таблицы осуществляется из списка, появляющегося после нажатия кнопки Создать, находящейся на вкладке “Таблицы” окна БД.

2.1. Создание таблицы с помощью мастера.

При создании таблицы с помощью мастера таблиц пользователю предлагается выбор из более 40 образцов таблиц, предназначенных для использования в личных (Личное применение) или деловых (Деловое применение) целях, каждая из которых содержит соответствующий набор полей. Пользователь должен выбрать образцы полей, после чего мастер автоматически создает таблицу.