Организация ЭДО для ведения бухгалтерского учёта и учета финансовой основы в налоговых органах

Организация ЭДО для ведения бухгалтерского учёта и учета финансовой основы в налоговых органах

Информационные технологии представляют собой комплекс определенных методов, процессов, которые предполагают сбор, обработку и различные другие операции с информацией, за счет которых применение различных информационных ресурсов становится менее трудоемким. Сегодня они – важнейшая составляющая жизнедеятельности человека, и исключением коммерческая сфера также не является.

Их модернизация влияет также и на бухгалтерский учет, который, к слову, является достаточно консервативным. Его механизм – составление документации, ее оформление, а также передача. В течение довольно длительного периода времени использовался документооборот в бумажном виде, но его сменил электронный документооборот, который все более широко применяют в тех или иных видах и сферах деятельности – это упрощает составление документов, упрощает и делает более эффективным взаимодействие подразделений предприятия и взаимодействия с контрагентами.

Федеральный закон от 27.07.2006 г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149-ФЗ (в ред. от 18 марта 2019 г.) содержит в себе понятие «электронный документ» и раскрывает его: «…это информация в электронном виде, которую используют для обработки при помощи различных информационных систем, а также для передачи по ИТС» [3].

Следует сказать об отсутствии характеристик в этих определениях, которые могли бы четко сказать о том, что электронному файлу придает вид документа.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 г. №402-ФЗ – это ключевой нормативно-правовой акт о бухгалтерском ЭДО. Если вернуться к указанному выше Федеральному закону, то в нем можно увидеть, что ЭДО в его положениях приравнен к бумажному документообороту. Любой электронный документ, как и бумажный, должен быть подписан, поэтому в положениях Федерального закона «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ установлены принципы, в соответствии с которыми используется электронная подпись. Помимо этого, в нем прописаны и особенности взаимодействия.

Нужно сказать о том, что каждый электронный документ, который был подписан с использованием электронной подписи, обладает равнозначной с бумажным документом с печатью и ручной подписью юридической значимостью. Если не было установлено прямого запрета, то правильно оформленный электронный документ подлежит использованию в правоотношениях.

Из этого следует возможность формирования различных бухгалтерских документов в электронном виде (различных договоров, счетов-фактур и т.д.). Сейчас работа с электронными документами в бухгалтерском учете очень эффективна, она была также достаточно проработана, поскольку они задействуются и в налоговом администрировании.

Многие предприятия сегодня стремятся к автоматизации внутренней деятельности, для чего все более широко пользуются различными информационными системами. Поскольку внутренние процессы не являются единственными в деятельности субъектов хозяйствования, то нужно сказать также о сотрудничестве с различными контрагентами, из чего следует необходимость распространения ЭДО. Рисунок 1 описывает преимущества электронного документооборота и его недостатки.

Система ЭДО представляет собой систему ввода, регистрации информации, а также поиска и ее хранения. В этой системе используются как формализованные, так и неформализованные документы.

Преимущества и недостатки таковы:

- затрат становится меньше в связи с отсутствием необходимости закупать оргтехнику и расходные материалы;

- обеспечивается экономия времени (почти мгновенное нахождение любого документа, быстрая пересылка);

- работа сотрудников предприятия становится более эффективной;

- не нужно организовывать и вести архив в бумажном виде;

- нужно обеспечивать защиту от незаконного доступа к информации;

- важные данные могут быть утеряны в результате технических сбоев и кибератак;

- нужно помнить о человеческом факторе – не каждый может легко начать пользоваться ЭДО после долгой и привычной бумажной работы;