Работа со списками данных в среде EXCEL

Работа со списками данных в среде EXCEL

Цель работы - освоить методику создания простейших баз данных (БД) экономического характера, а также организацию поиска и выборки данных с помощью автофильтра и расширенного фильтра.

Для работы с таблицами (поиск, сортировка, итоги, анализ данных и т.п.) обычную таблицу преобразовывают в список данных и используют группу команд, которые собраны на вкладке Данные. Список – это термин, который применяется корпорацией Microsoft. В более широкой практике принят термин база данных. Поэтому в дальнейшем используется термин база данных (БД).

База данных – это массивы взаимосвязанных данных, которые предназначены для совместного использования.

Записями базы данных являются строки таблицы, полями – данные столбцов, а именами полей – названия этих столбцов.

Excel обеспечивает создание и ведение простых баз данных реляционного типа, то есть баз, в которых данные хранятся в виде двумерных электронных таблиц.

В Excel предоставлены такие возможности для работы с базой данных:

• создание, сопровождение и ввод-вывод данных;
• выполнение арифметических и логических операций над данными.
• просмотр, поиск и отбор данных из базы согласно критерию;
• сортировка данных;
• визуализация данных (диаграммы, условное форматирование, спарклайны);
• анализ данных.

С помощью Excel можно обрабатывать базы данных размером до миллиона записей.

Создание базы данных

Для работы с таблицей как с базой данных необходимо придерживаться таких правил:

1. в строке непосредственно над данными размещают имена полей. Для простых таблиц имена полей и «шапку» таблицы целесообразно объединять;
2. отдельные таблицы в базе желательно размещать на разных листах. Если таблицы расположенные на одном листе, то их надо отделять пустыми ячейками. Наличие пустых строк или столбцов внутри одной таблицы недопустимая;
3. если в таблице есть итоговая строка, то его следует отделить пустой строкой от предыдущих строк, в которых содержатся данные.
4. запрещено объединять ячейки (в «шапке» и данных).

Проверка данных при вводе

Наиболее «дорогой» операцией при решении задач на компьютере является введение данных с клавиатуры. Вместе с этим оно является мощнейшим источником ошибок через естественную невнимательность человека. Неправильно введенные данные приводят к неправильным управленческим решениям.

В Excel предусмотрены средства для контроля данных при вводе.

Для проверки входных данных нужно выполнить такие действия:

1. Выделить диапазон клеточек столбика, в который будут вводиться данные.
2. Выбрать команду Проверка данных на вкладыше Данные в группе Работа с данными.

[pic 1]

1. Ввести в окне Проверка вводимых значений, которое появилось, необходимые параметры во вкладыше Параметры, Сообщение для ввода и Сообщение об ошибке:

а)        на вкладыше Параметры указать тип данных, а также ограничения, которые накладываются на правильные данные, вводимые в выделенный диапазон;

[pic 2]

б)        на вкладыше Сообщение для ввода в поле Заголовок можно задать заголовок сообщения, а в поле Сообщение – текст самого сообщения;

[pic 3]

в)        на вкладыше Сообщение об ошибке, кроме аналогичных областей Заголовок и Сообщение, в области Вид выбирают степень серьезности ошибки: Останов, Предупреждение или Сообщение. Здесь они перечислены за уменьшением серьезности.