Создать базу данных с использованием MS Access

ВВЕДЕНИЕ

Microsoft Office Access или просто Microsoft Access — реляционная система управления базами данных (СУБД) корпорации Microsoft. Входит в состав пакета Microsoft Office. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных. Именно поэтому, данная контрольная работа, являющаяся отчетом о проделанной деятельности в среде MS Access весьма актуальна.

Цель данной контрольной работы: создать базу данных с использованием MS Access и на её основе построить и выполнить запросы, формы и отчёты.

Для достижения данной цели следует выполнить следующие задачи:

1. Создать базу данных используя СУБД MS Access, содержащую 4–5 таблиц и связи «один ко многим», далее связать и заполнить таблицы.

2. Построить и выполнить 2–3 запроса, 2–3 формы для просмотра и ввода данных и 2–3 отчета по базе данных.

MS Access изучается во многих учебных пособиях за авторством Сергея Александровича Нестерова, Рона Макфейдина, Джульетты Король и прочих.

1. БАЗА ДАННЫХ В MS ACCESS

Тематикой нашей базы данных выступает отдел кадров предприятия, поэтому основной таблицей будет список сотрудников, содержащей информацию о сотрудниках. Таблица содержит обязательное ключевое поле-счетчик код, Фамилия, Имя, Отчество, пол, дата рождения, номер телефона, должность (из другой таблицы), дата приема, дата увольнения. Для создания таблицы необходимо запустить программу Access, и во вкладке «Создание» нажать на кнопку «Таблица» (рис. 1. 1.).

Рис. 1. 1. Создание таблицы

Дадим название таблице «Сотрудники», которая откроется после создания в режиме таблицы, поэтому переключимся в режим конструктора, для этого необходимо во вкладке поля таблицы нажать на переключение в режим конструктора (рис. 1. 2.). В режиме конструктора доступно создание новых полей и изменение их параметров.

Рис. 1. 2. Переключение в режим конструктора

Создадим поля «Код», «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Пол», «Дата рождения», «Номер телефона», «Должность», «Дата приема», «Дата увольнения». Поле «Код» по умолчанию ключевое, тип данных счетчик, что позволит автоматически присваивать новым сотрудникам код. Полям «Фамилия», «Имя», «Отчество» назначаем тип данных Короткий текст, в свойствах поля указываем размер поля 20, тем самым ограничивая введенную информацию 20 символами. Полю «Пол» назначаем тип данных Короткий текст, устанавливаем значение по умолчанию “Мужской” и во вкладке подстановка указываем источник строк “Мужской”;”Женский” (рис. 1. 3.). Для полей «Дата рождения», «Дата приема», «Дата увольнения» назначаем тип данных Дата и время, указываем краткий формат даты, вводим маску ввода, позволяющую вводить дату по указанному формату. Для поля «номер телефона» назначаем тип данных Короткий текст и также вводим маску, ограничивая размер поля до 10 символов. Полю должность задаем тип данных Числовой, поскольку данные будут взяты из таблицы «Должности» с использованием мастера подстановок. Ниже представлена таблица «Сотрудники» в режиме конструктора (рис. 1. 4.) и в режиме таблицы (рис. 1. 5.), с заполненными данными.

Рис. 1. 3. Свойства поля «Пол»

Рис. 1. 4. Таблица «Сотрудники» в режиме конструктора

Рис. 1. 5. Таблица «Сотрудники» в режиме таблицы

Создадим таблицу «Должность», которая будет содержать информацию о должностях, имеющихся на предприятии, а также об окладе по данной должности. Создаем таблицу «Должность», переходим в режим конструктора и создаем необходимые поля. Первое поле «Код», по умолчанию ключевое-счетчик. Поле «Должность» с типом данных Короткий текст, ограничиваем размером в 50 символов. Поле «Оклад» с типом данных Денежный. Переходим в режим таблицы и заполняем таблицу данными. Скриншоты таблицы представлены ниже, в режиме конструктора (рис. 1. 6.) и режиме таблицы (рис. 1. 7.).