Правила техники планирования «День» - «Неделя»

НИУ МЭИ

Эссе по дисциплине «Проектная деятельность»

На тему

Правила техники планирования «День» - «Неделя»

Студента I курса

гр. ИЭ-64-20

Кручинина Сергея

2020

В современном мире управление временем является одной из важнейших составляющих жизни каждого человека. Неважно, работает этот человек или учится, является сотрудником большой организации или самозанятый, эффективность его деятельности во многом будет зависеть от планирования своего времени.

Управлять своим временем, как и любым другим своим ресурсом, это значит привести его использование в понятную систему. Простой пример систематизации времени – режим дня. Но даже его ежедневное исполнение потребует от кого-то применения силы воли и сильной мотивации. Поэтому, задавшись целью управлять своим временем, необходимо повысить самодисциплину.

Но режим дня и управление временем – не одно и тоже. Управление временем предполагает не только выполнение задач по списку, но планирование цепочек задач, которые приведут к ожидаемому результату, ещё расстановку приоритетов и, как следствие, возможность оперативно и эффективно действовать.

Например, что из себя представляет цепочка задач, которая должна привести к определённому результату: запланировать на сегодня оформление некоего документа А, который непременно завтра необходимо передать адресату N, который через два дня вернёт ответ в виде документа В, и результаты этого ответа в следующий понедельник позволят корректно выполнить задачу С. А если таких задач несколько, то удержать всё в памяти довольно сложно. Здесь без планирования не обойтись.

Или что из себя представляет расстановка приоритетов. Это осмысление всех своих текущих задач и сортировка их, например, как «важных и срочных», «важных, но несрочных», «неважных», «несрочных» и т.д. Очевидно, что важные, и особенно срочные, задачи нуждаются в первостепенном внимании, и их выполнение необходимо особенно тщательно запланировать.

Все задачи можно условно разбить на долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные. Из классификации задач видно, что одни определяют стратегические цели в далёком будущем, другие - в более приближённом, а третьи составляют суть сегодняшнего дня.

Для понятного и удобного планирования краткосрочных задач (а к ним относятся такие периоды планирования, как месяцы, недели и дни) подойдёт техника планирования «День-неделя». Почему планирование на каждый «день» было расширено до горизонта «неделя». Потому, что далеко не всегда задачи запланированные на конкретное «сегодня» или «завтра» могут быть выполнены в срок (по объективным или субъективным причинам), а ещё такое планирование отлично подходит для задач, которые не имеют жёсткого срока исполнения (но должны быть выполнены, скажем, в ближайшую или следующую неделю).

Правила техники планирования «День-неделя» не такие уж и сложные, систематическое их выполнение позволит быстро реагировать на изменившуюся ситуацию.

1. В конце каждого дня необходимо просмотреть раздел «Неделя». Надо разобраться с задачами, чей приоритет поменялся. Если у задачи определился или изменился срок выполнения, то её необходимо перенести в соответствующий «День», и наоборот, если дата исполнения утратила актуальность, но срок остался (на «этой неделе»), то задачу надо перенести в раздел «Неделя», до уточнения даты.
2. Полезно в конце прожитой недели проанализировать факт выполнения запланированных дел. С невыполненными задачами необходимо внести ясность, пересмотреть, при необходимости, приоритеты и определить раздел, куда они переместятся (в следующую «Неделю», а может и в раздел «Год»).
3. И конечно в конце каждой недели должен быть сформирован план на следующую неделю, при этот должен держаться в поле зрения раздел «Год», откуда переносим в раздел «Неделя» всё, что стало актуальным.

Как технически осуществить такое планирование. Тут, как говорится, была бы система, а инструмент подобрать всегда можно. Он будет зависеть от удобства, количества задач и области применения.

Например, для небольшого круга несложных задач могут подойти:

- ежедневник;

- стикеры для идентификации задач;

- доска контекстного планирования.

Каждый из этих инструментов имеет свои преимущества. Ежедневник может быть всегда при себе и отследить задачу можно в любом месте. Зато доска наиболее наглядный инструмент, все вопросы, как на ладони.