Текущее хранение документов, систематизация документов в дела

Автономная некоммерческая профессиональная образовательная

организация

«Многопрофильная Академия непрерывного образования»

(АНПОО «МАНО»)

Специальность 46.02.01. Документационное обеспечение управления и архивоведение

Форма обучения заочная

Группа

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

на тему «Текущее хранение документов, систематизация документов в дела»

студента Майер Натальи Васильевны

Дипломная работа допущена к защите

Заместитель директора        «        »        20        г

( ФИО)        (подпись)

Руководитель Терлеева Татьяна Сергеевна         

                                                                                  (подпись)

Дата защиты «        »        20        г.

Оценка          

Омск, 2023 год

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ        3

Глава 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ        5

1.1.        Нормативная база обеспечения сохранности архивных документов в Российской Федерации        5

1.2.        Понятие, форма и составление номенклатуры дел        12

1.3.        Правила формирования дел.        18

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ТЕКУЩЕГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ        23

2.1. Сроки и требования текущего хранения дел        23

2.2. Хранение документов в электронной форме        29

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность исследования. XXI век в мировом сообществе признан веком информационных технологий. На сегодняшний день наблюдается тенденция к цифровизации и автоматизации процессов делопроизводства, хранения и систематизации документов. Но даже сейчас, в век развития информационных технологий, невозможно представить работу организаций и учреждений без процесса создания, оформления, исполнения документов и их хранения. В учреждениях любой организационно-правовой формы ежедневно разрабатывается и издается огромное количество различных видов документов, от регламентирующих внутреннюю деятельность до закрепляющих производственные отношения с другими учреждениями.  

Сведения, содержащиеся в документах, необходимы для постоянной деятельности любой организации. На их основе принимаются необходимые решения. Документы во многих случаях являются письменным доказательством в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение «документ» как «способ доказательства». Поэтому так важно соблюдать необходимые требования по хранению и систематизации документов до их поступления в архив.

Таким образом, целью данной дипломной работы является изучение процесса формирования, хранения и систематизации дел в делопроизводстве.

Для решения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Изучить литературу по изучаемой теме;
2. Определить значение термина «номенклатура дел»;
3. Проанализировать процесс формирования дел;
4. Изучить условия хранения документации и закрепляющие их источники;
5. Рассмотреть порядок оформления дел.

Объектом исследования является документооборот организаций.

Предметом исследования является система текущего хранения документов организации и процесс формирования их в дела.

Для написания дипломной работы использовались следующие методы исследования:

1. Анализ существующего архивного законодательства;
2.  Обобщение полученной информации;
3.  Классификация источников;
4. Наблюдение за делопроизводством организаций.

Можно выделить несколько групп источников, используемых при написании дипломной работы:

1. Законодательная (например, Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» - Закон № 125-ФЗ);
2. нормативно-методическая (ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»);
3. Научная литература (работы отечественных авторов по архивоведению: Е.В. Алексеева, В. Козлов, А. Голиков, О.В. Вовкотруб).

Структура работы. Дипломная работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и приложения.