Средства документирования

План

Введение………………………………………………………………………..3

1 Понятие и способы документирования…………………………………….4

2 Историческое развитие средств документирования………………………7

3 Средства документирования и их классификация.....................................12

Заключение........................................................................................................14

Список используемой литературы…………………………………………..15

Введение

Документирование – процесс создания и оформления документа. Оно может осуществляться на естественном или искусственных языках. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы – документы, содержащие речевую информацию, которая зафиксирована любым типом письма или звукозаписи. А при документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях. Это документы, которые созданы с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной. Запись информации на материальном носителе осуществляется с помощью специальных средств документирования, начиная от простейших и заканчивая электронными средствами.

Актуальность темы обусловлена тем, что в последние годы активно развиваются технологии документирования информации, в связи с чем появляются новые и совершенствуются прежние способы и средства документирования.

Целью данной работы является поверхностное изучение исторического развития средств документирования и их современной классификации.

Задачи:

- дать понятие документированию;

- раскрыть сущность основных способов документирования;

- рассмотреть, как развивались средства документирования;

- дать определение и выявить современную классификация средств документирования.

1 Понятие и способы документирования

Первые попытки документирования информации относятся к эпохе возникновения племенных союзов, где началом стало предметное документирование, то есть предметы, которые окружали первобытного человека, символизировали определенные понятия и даже выражали мысли. Например, стрела – объявление войны, зеленая ветка – мир. Раньше, самыми распространенными материальными носителями служили пальмовые листья, кора фикуса, бамбуковые планки, реже – деревянные. Настоящую революцию в документировании произвело изобретение бумаги. В результате ее промышленного изготовления, началось массовое распространение книгопечатания. Так началось развитие документирования.

Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам.^[1] В свою очередь, правила документирования определяются, как требования и нормы, устанавливающие порядок документирования. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

В статье 5 ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» указано, что: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы».^[2] Носителем документируемой информации является материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, изобразительной и звуковой информации.

Способы документирования – это действие или их совокупность, которые применяются при записи информации на материальном носителе. По мере развития человеческого общества количество способов постоянно увеличивалось и становилось все более разнообразным.

Выделяют четыре способа документирования:

- текстовое документирование;

- техническое документирование;

- фотокиновидеодокументирование;

- электронное документирование.

Текстовое документирование – это фиксация информации посредством письма. Такой способ всегда играл и играет огромную роль в развитии общества и человечества. Самым главным и важным назначением письма является возможность накопления и передачи информации. Текстовой документ – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.^[3] Текстовое документирование получило самое широкое распространение, так как с его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.