Основные понятия архивного дела

1.4. Основные понятия архивного дела

Основная терминология в сфере архивного дела закреплена в базовом Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

Ключевым понятием в рамках изучаемого курса является понятие "архив" (от греч. аrche – начало, основа, причина, конец; «аrcheion» – присутственное место) это термин, который в рамках нашего курса может рассматриваться в нескольких основных значениях:

1. Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

В этом определении мы видим два значения понятия «архив»:  

архив, как учреждение (архив, осуществляющий постоянное хранение документов - государственный или муниципальный архив);

и архив, как структурная часть организации (например, архив организации, осуществляющий хранение документов, до момента передачи их в соответствующие архивы на постоянное хранение).

2. Государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

3. Муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным образованием, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Так же следует рассмотреть понятие «документ».

Понятие «документ» является фундаментальным в понятийном аппарате документоведения и широко используется во всех сферах общественной деятельности, является объектом исследования многих научных дисциплин. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой. Соответствующие определения «документа» зафиксированы в базовом информационном законодательстве (Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации") и терминологическом ГОСТе упомянутом выше.

Так как, в последнее время, происходит перенос смысловой нагрузки в определении документа с материальной составляющей на информационную, Федеральным законом понятие «документ» трактуется как документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.

При этом в ГОСТ Р 7.0.8-2013:  Документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Названные в определениях признаки документа предполагают:

- наличие информации, смыслового содержания;

- материальную основу, обеспечивающую долговременное хранение, накопление и использование документа;

- функциональную предназначенность для передачи информации в пространстве и времени, возвращение к информации.

Так же существует такое понятие, как «архивный документ» и возникает проблема разграничения понятий «документ» и «архивный документ». Если рассматривать ее в системе родовидовых связей то становится очевидным, что родовым понятием выступает «документ». Как правило, документ создается в определенных целях в процессе функционирования общества, государства и развития личностных отношений. Функциональное (оперативное) назначение документа является его неотъемлемой качественной характеристикой и обладает свойством утрачиваться в ходе изменения среды его бытования, различных процессов, происходящих в обществе.