Направления совершенствования процесса архивного описания документов и дел

Содержание

Введение………………………………………………………………………..….3

Глава 1. Теоретические аспекты архивного описания документов и дел……..5

1.1 Понятие и принципы архивного описания……………………………….…5

1.2 Разработка классификаторов, табелей, справочников в архивной деятельности………………………………………………………………………6

Глава 2. Практическая реализация процесса архивного описания документов и дел………………………………………………………………………………14

2.1 Описание документов и дел в государственных и ведомственных архивах……………………………………………………………………………14

2.2 Описание документов и дел личного происхождения…………………….21

Глава 3. Направления совершенствования процесса архивного описания документов и дел………………………………………………………………...26

Заключение……………………………………………………………………….30

Список использованных источников………………………………………...…32

Приложения…………………………………………………………………...…33

Введение

Беречь и сохранить для истории документальные богатства нашей страны — важнейшая задача государственных и негосударственных архивов, общественных организаций, граждан России и, конечно, долг, и обязанность Архивной службы России всех уровней.

Как известно архивный фонд Российской Федерации представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

В последнее время все острее ощущается необходимость привлечения новых информационных технологий на службу документационного обеспечения управления. Особенно это актуально для тех организаций, которые вынуждены работать с огромными массивами документов. Перед ними неизбежно встает задача тщательной систематизации, хранения и контроля внушительного по размеру объема данных, что невозможно как без знания основных норм и правил, регламентирующих работу с документами и учитывающих специфику документооборота в рамках определенной сферы деятельности, так и без использования современных электронных технологий. В настоящее время существует обширный перечень различных электронных программ, применяемых теми или иными архивными учреждениями. Среди них присутствует программа "Архивное дело".

"Архивное дело" - это многопользовательская подсистема системы "ДЕЛО", предназначенная для автоматизации процессов формирования и оформления дел для последующей передачи их в архив организации; ведения и учёта архивных дел и документов; составления номенклатуры дел (с указанием сроков хранения). Автоматизация правил делопроизводства и архивного дела выполнена в полном соответствии с российскими стандартами.

Кроме того, в разных регионах нашей страны архивными учреждениями применяются с той или иной степенью распространенности следующие программы - "Архивный фонд" "Именной каталог метрических книг" "Внутренние описи метрических книг и ревизских сказок" "Распределение жилой площади" "Обмен жилой площади" "Переименование улиц" "Справочные сведения по истории города" "Фотокаталог" "Сведения о госприемке объектов, законченных строительством" "Землеотвод в черте города" "Систематический каталог" "Библиотека архива" "Статьи по краеведению" "Картотека лицевых счетов".

Глава 1. Теоретические аспекты архивного описания документов и дел

1.1 Понятие и принципы архивного описания

Под описанием документов и дел понимается:

- процесс создания вторичной документной информации путем переработки первичной, содержащейся в документах, информации;

- раскрытие состава и содержания документов каждого дела для обеспечения поиска и использования документов.

Описание производится на уровне фонда, единицы хранения, документа.

Основными принципами описания являются:

- соответствие описания первичному архивному документу;